新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、名刺交換をデジタルで行う必要性が生じています。在宅勤務や人との接触を最大限避ける現状では、紙の名刺では物理的に難しいためです。
しかし、名刺交換をデジタルで行ったことがない方は多いのではないでしょうか？デジタル名刺は使い慣れると、紙の名刺よりも手軽に管理でき、かつ営業の効率化に役立ちます。
本記事を読んで、気になるデジタル名刺のメリット・デメリットを把握しましょう。
名刺交換をデジタルで行うには？
名刺交換をデジタルで行うには、デジタル名刺が欠かせません。デジタル名刺とは、デジタルデータ化された名刺を指し、アプリやクラウドサービスなどを用いて作成します。
記載内容は基本的には紙の名刺と同様で、一度作成した情報は随時編集が可能です。役職や勤務先の変更も、既存のデジタル名刺で編集できるので、新規作成の必要がありません。
名刺交換をデジタルで行うには、デバイス上に表示されるQRコードを、相手のスマホやタブレットなどで読み込んでもらいます。もしくは自身のデジタル名刺のURLを相手に送信して、該当URLにアクセスしてもらいましょう。
名刺交換のデジタル化のメリット・デメリット
名刺交換のデジタル化には、メリットとデメリットがあります。
デメリットは確かにありますが、コロナ時代において、デジタル名刺は欠かせない存在です。各メリットとデメリットを把握して、デジタル名刺の活用を目指しましょう。
メリット
名刺交換をデジタルで行うメリットには、主に下記の4点があります。
メリット①人と接触せずに名刺交換が可能
コロナ時代ならではの利点ですが、名刺交換をデジタルで行うと、人と接触しません。そのため、新型コロナウイルスなどの感染症に感染対策に有効です。
メリット②オンラインで名刺交換が可能
1つ目のメリット同様、こちらもコロナ時代だからこその利点です。リモートワークが増える中、対面でなくても名刺交換が可能なのは、デジタル名刺ゆえでしょう。
メリット③コストと手間の削減
デジタル名刺は、紙の名刺のように物理的な保管スペースを要しません。無料または低コストで使える名刺管理アプリが多く存在するので、非常に経済的です。
さらに印刷も不要なので、印刷代の削減にもつながります。紙の名刺を交換してデジタルで管理する場合は、デジタルデータ化の手間を要するでしょう。
名刺のデータ化代行業者に依頼すれば、コストも発生します。しかし、始めから名刺交換をデジタルで行えば、一切の手間がかかりません。
メリット④営業効率の向上
デジタル名刺は、管理方法によっては企業内での共有が可能です。よって、営業先の担当者と知り合いの社員や該当企業への営業の実施の有無などを、社内で共有するデジタル名刺の情報から確認できます。
もしも営業先の担当者と知り合いの社員がいれば、紹介してもらうことや営業前に話を聞くことも可能です。また行くべき営業先に、まだ社員が営業に訪れていないことが分かれば、すぐに伺う対策を講じましょう。
加えて、デジタル名刺はエクセルやCSVで出力したり、クラウドで管理できます。そのため、欲しい名刺情報を簡単に検索でき、外出先でも確認できるので非常に便利です。しかも、デジタル名刺管理アプリによっては、相手の名刺情報の更新を随時通知してくれます。
自ずと相手の最新の勤務先や役職を把握できるので、営業に役立つでしょう。営業効率の向上は、企業の生産性を高め、業績を伸ばすことにつながる重要な鍵です。
デメリット
メリットが多い名刺交換のデジタル化ですが、次のような4点のデメリットもあります。
デメリット①電源がないと使用不可
デジタル名刺は、電源がないと使用できません。万が一に備え、エクセルやCSVに出力するなどして、プリントアウトしておくと良いでしょう。
デメリット②様式がバラバラ
統一フォーマットが確立していないので、各企業で様式が異なります。そのため、情報が把握しづらく感じる場合も生じるでしょう。
デメリット③名刺管理ソフトにコストがかかる可能性
個人で名刺管理ソフト・アプリを導入する際は、無料の場合がほとんどでしょう。しかし企業単位で情報を共有するには、一般的に有料サービスが必要です。
一方で、社員数の限られた企業であれば、無料版で十分のケースも多くあります。よって、自社のニーズに応じたサービスをお選びください。無料版で試してから、有料版に切り替える方法を採用するのもおすすめです。
デメリット④デジタルに慣れていないとストレスの元
デジタル慣れしていない方にとっては、アプリのダウンロード・QRコードの読み取りなど難しく感じる部分も多いでしょう。慣れるまでは、デジタル名刺の交換や管理にストレスを感じる可能性があります。
名刺交換をデジタルで行うなら、管理アプリがおすすめ
名刺交換をデジタルで行うなら、名刺管理アプリの活用がおすすめです。ここでは、数ある名刺管理アプリから特におすすめの3選をご紹介します。
Sansan
「Sansan」は法人向けの有料クラウド名刺管理サービスで、名刺管理アプリシェア日本一を誇ります。
Sansanの目的は、従来は紙の名刺をデータ化して管理することでした。
しかし、現在では「オンライン名刺機能」と「オンライン名刺交換機能」も搭載しています。
デジタル名刺として受け取った情報は、Sansanへは当然ながら、自身の電話帳や連絡先にも追加可能です。
https://jp.sansan.com/online-meishi/?_ebx=mekwg3am.1606452684.7dofktt
Eight
「Eight」はSansanが提供する、基本無料の個人向けのサービスです。
Eightで作成したデジタル名刺は、web会議でバーチャル背景としても利用できます。
Eightの欠点は、ユーザー同士以外は、名刺をオンライン交換できない点です。
ただしEightは約50万人が利用しているので、オンライン交換できる機会は比較的多いでしょう。
なお有料の「企業向けプレミアムプラン」を契約すると、個人のEightでの情報を社員間で共有可能です。
LINE myBridge
LINEが提供する無料の名刺管理アプリ「LINE myBridge」では、LINEのトーク上で名刺交換ができます。
電話帳との連携や連絡先の一括ダウンロード、「共有名刺帳」を活用した社内での名刺共有も可能です。
デジタルに慣れていないLINEユーザーの方には、ストレスがかかりにくいかもしれません。
まとめ：名刺交換はデジタルで行おう！
デジタル名刺のメリット・デメリットとおすすめアプリ3選をご紹介しました。
慣れないうちは苦痛かもしれませんが、名刺交換をデジタルで完結すると便利です。
営業を効率化でき、企業業績の向上にも繋がるので、ぜひデジタル名刺をご活用ください！