大量の紙の名刺が溜まる一方で、その名刺をうまく活用できていない方は多いのではないでしょうか？名刺の情報は活用してこそ、価値があるものです。
しかし分かっていても、なかなか名刺情報の活用は難しいものです。じつは名刺管理アプリを利用すると、簡単に名刺をデータ化できて活用可能です。本記事では、名刺をデータ化する3つのメリットとおすすめの名刺管理アプリ4選をご紹介します。
目次
名刺をデータ化する3つのメリットとは
名刺をデータ化すると、保管スペースが不要で簡単に名刺情報を確認・活用できます。
ここでは、具体的に名刺をデータ化する3つのメリットを確認してみましょう。
①保管スペースがいらない
名刺アプリを提供する「Sansan」によると、ビジネスマンが年間に交換する名刺の枚数は約105.9枚だそうです。
すべての名刺を紙のままで保管すると、それなりのスペースの確保が求められます。
しかも個人情報保護の観点から、保管場所には気を付ける必要があります。
名刺をデータ化すると、物理的な保管スペースが不要なので頭を悩ませません。
②時と場所を選ばずに名刺情報を確認できる
大量の紙の名刺は持ち運べませんし、該当する名刺を探すだけで一苦労です。名刺情報をデータ化すると、検索して目当ての名刺を即見つけることができます。
さらにデータ化された名刺情報は、CSVやエクセルファイルでダウンロードしたり、スマホのアプリでの確認が可能です。
よって、時や場所を選ばずに名刺情報を確認できます。たとえば急遽営業に向かう場合も、さっとカフェや公園で相手の情報を確認して営業に活かせるでしょう。
③名刺情報を活用しやすい
名刺をデータ化すると、社内での共有が容易になります。
社内で名刺データを共有すると、たとえば営業先の担当者に先に面識がある社員から話を聞くことが可能です。
また、まだ営業が済んでいない企業も把握しやすくなるでしょう。名刺のデータ化は、営業の効率化の鍵となります。
名刺のデータ化におすすめのアプリ4選
自分でコツコツとエクセルなどを用いて、名刺をデータ化することも可能です。
しかし、手軽にスマホで名刺をデータ化できるアプリの利用をおすすめします。なぜなら手動で行うと、名刺のデータ化には膨大な時間を要するからです。
ここでは、名刺をデータ化して管理する際におすすめの4つのアプリをご紹介します。今回は、特に日本国内を中心にビジネスされる方におすすめのアプリを選出しました。
それぞれのアプリの利点・欠点を把握して、ニーズに合うものを見つけましょう。
①Sansan
官公庁や上場企業も含めて利用している名刺管理アプリ「Sansan」は、名刺管理アプリの国内シェア84%を誇ります。
「Sansan」の特徴はオペレータの手入力による名刺のデータ化の正確さです。
同時に、「Sansan」は個人情報の保護にも力を入れています。
個人情報保護を遵守する企業だけが取得できるプライバシーマーク制度のPマークを取得していることからも、実施に個人情報の取扱に注意を払っていることが伺えるでしょう。
たとえば名刺をデータ化するオペレータは、分割された名刺の画像しか見ることができません。
登録した名刺に関する情報に変更があると、「Sansan」では自動的に更新されます。
名刺に登録されている人が転職や異動した場合や、社内で新たに名刺交換をした社員がいた場合などです。
加えて相手先の組織ツリーの作成やメールの一斉送信機能があるため、営業の効率化に役立ちます。
②Eight
「Eight」は「Sansan」が個人向けに提供している名刺管理アプリですが、有料版を利用すると中小企業にとっても便利でしょう。
スマホで撮影した名刺情報はAIとオペレーターによる手入力により、すぐにデータ化されます。
名刺4枚までを一度に取り込むことができるので、無料版としては悪くないでしょう。
「Eight」はビジネスSNS機能も備えるため、自身の名刺を登録してEightの登録者とつながることが可能です。
そしてつながった相手が異動や転職した場合は、Eightで即確認できます。
個人事業主であれば、無料版のEightの機能で十分なケースが多いです。
実際に無料版をお試しになった上で不十分であれば、有料版への移行を検討されると良いでしょう。
しかし中小企業の場合は、無料版だと不十分な可能性もあります。
中小企業でも無料版で十分な企業もあるので、まずは無料版を使用してからの判断がおすすめです。
「Eight」の有料版は1社につき月額10,000円＋1人につき月額480円（年額4,800円）です。
10人程度までの社員数を抱える企業には、「Eight」は「Sansan」より向くでしょう。
③myBridge
日本で最も支持されるチャットアプリである「LINE」の運営元が提供する、無料の名刺管理アプリが「myBridge」です。
「myBridge」を利用すると、LINEのトーク上で名刺情報を共有できるので、LINEの使用者にとってはより便利でしょう。
「myBridge」の特徴は、無制限に名刺情報をデータ化して管理できる点です。
スマホで撮影した名刺情報は人工知能とオペレーターの手入力によってデータ化されるので、正確さも期待できます。
Excelファイル形式などでのダウンロードもでき、「myBridge」は暗号化通信や分割入力にも対応しているので高いセキュリティを誇ります。
「myBridge」でデータ化した名刺情報は、スマホなどの連絡先データベースに保存可能です。
④Wantedly People
「Wantedly People」はオリジナルの人工知能を搭載したOCRのおかげで、最大10枚の名刺を一気にデータ化できる名刺管理アプリです。
スマホのカメラでスキャンしてデータ化された名刺情報は、すぐに連絡先データベースとして利用できます。
そのため、着信時に相手の名前が表示されるのでセキュリティ面でも心理的に安心です。
データ化した名刺情報の相手が転職や部署異動をした場合や、相手の企業の最新ニュースを受け取ることができるので、常に最新情報を入手でき、営業に活用できます。
またCSV形式などでのダウンロードも可能です。
「Wantedly People」の運営元はビジネスSNSとして非常に有名な「Wantedly」の運営会社であるウォンテッドリー株式会社です。
「Wantedly」は2012年2月のサービス開始以来着実に登録社数が増え続け、現在最も注目されるビジネスSNSにまで成長しています。
運営元が支持されている企業である点は、信頼度を高めるポイントでしょう。
名刺をデータ化すると営業効率が上がる！
名刺をデータ化する3つのメリットとおすすめの名刺管理アプリ4選をご紹介しました。名刺のデータ化は、営業効率の向上に欠かせません。
営業効率は会社全体の業績につながるので、いかに名刺をデータ化して活用することが大切かが分かるのではないでしょうか？
各名刺管理アプリには異なる利点があるので、自社やご自身に合うアプリを見つけて利用されると良いでしょう。