「名刺を電子データで管理できたらぐちゃぐちゃにならずに済むかな？」
「名刺管理アプリ使うなら、どのアプリがいいかなー？」
こんなお悩みをおもちではありませんか？
実は、ここでご紹介する名刺管理アプリを使えば、ラクラク管理ができるようになります。
なぜなら、名刺管理に特化したアプリのため、データ化や登録データ検索などがスムーズに行うことができるからです。
この記事では、名刺管理アプリのメリットや選び方について解説した後、おすすめのアプリをご紹介します。
名刺管理アプリとは
名刺管理とは、名刺をスキャンするだけで電子データで整理・管理ができるアプリです。
これまで、名刺交換した後、名刺ホルダーにあいうえお順で並べ変えて保存したり、Excelに手入力したりしていました。
しかし、名刺ホルダーは何冊にもなって、結局どこにしまったかわからなくなってしまったり、Excelへの入力は非常に手間がかかりました。
そこで名刺管理アプリを利用すると、スマホでスキャンするだけでデータ化されるので手間もかからず、また検索も容易になります。
このように、名刺管理アプリはうまく使いこなすことができればビジネスで役立つとても便利なツールです。
名刺管理アプリのメリット・デメリット
メリット
保存や整理が簡単
電子データでの管理ができるから整理がとても簡単です。
保存場所はクラウドか端末にできるため場所をとりませんし、会社名や名前順に整理することも容易にできます。
素早く調べられる
データになっているので、検索が非常に簡単です。
たとえば、「会社名の正式名称を忘れてしまった」「相手の担当者のフルネームがわからない」といった場合でも部分検索ですぐに調べることができます。
社内で共有できる
クラウド上に保存すれば、どこにいても閲覧することができ、社内でも共有することがスムーズにできるようになります。
たとえば、退職や異動して担当者が変わったときや、出先と社内での共有など、注意すべき点などをメモしておくなどもできるので、行き違いなどがなくなります。
デメリット
セキュリティ
アプリによっては情報セキュリティの面でデータ流出の可能性があります。
理由は、アプリのデータ管理体制が不十分なために、情報漏洩してしまうからです。
そのため、セキュリティ対策はきちんとできているのか確認する必要があります。
機能制限がある
これは無料版のアプリの場合ですが、登録件数などの機能制限があることがあります。
そのため、特に会社で使用する場合は、名刺交換をする人数も多いので、有料版で登録件数無制限のものがいいでしょう。
逆に手間が増える
理由は、これまで紙で管理していたり、すでに他のソフトで管理していたのに、新たにアプリを導入するとなると、現場では戸惑いがあるかもしれないからです。
たとえば、顧客管理のためにExcelを使用していたのを、新たなアプリの導入指示により、両方のソフト・アプリに入力することになり、二重の手間になってしまいます。
名刺管理アプリの選び方
データの保存先（端末かクラウドか）
データの保存先を端末にするかクラウド上にするかで選ぶことができます。
「名刺データは重要なものなので、外部には保存したくない」という場合は、端末に保存するタイプのものを選びましょう。このとき端末のデータ保存量に注意する必要があります。
反対に、「スマホとパソコンで共有できるようにしたい」という場合は、クラウド上に保存するタイプのものを選びましょう。
データ化の方法
すでにある大量の名刺をスキャンするにあたって、自動か手動かの方法があります。
OCRを使って自動で行うものと、スタッフが手動で行う場合があります。
マルチデバイス対応でPCとの連携
マルチデバイス対応かどうか、特にPCとの連携ができるかどうかがポイントになります。
たとえば、パソコンでデータ管理すれば、郵送物やダイレクトメール、さらには年賀状の住所印刷にも活用でき非常に便利です。
他のアプリやサービスと連携
すでに使用している他のアプリやサービスと連携できれば、作業効率がアップします。
たとえば、ZohoやSalesforceなどのCRM（顧客情報管理）サービスと連携することができれば、顧客管理に使うことができます。
登録可能な名刺の枚数
登録可能な名刺の枚数に制限があるかどうかチェックしたほうがいいです。
無料アプリの場合は特に注意が必要です。
アプリの操作性
アプリの見た目や操作性が良いものがよりよいでしょう。
これまで紙で運用していた会社で、急遽アプリを使用するとなった場合、簡単に移行するには複雑な仕組みよりもシンプルでわかりやすいものが移行しやすいからです。
おすすめの名刺管理アプリ4選
ここではおすすめの名刺管理アプリをご紹介します。
名刺管理アプリを導入している個人・法人は次のいずれかをほぼ使用しているといっても過言ではありません。ぜひ参考にしてみてください。
Eight
名刺管理アプリのうちトップクラスのシェア率を誇ります。
通常の名刺管理だけでなく、オンライン名刺を公開したり、登録している相手とはお互いにメッセージを送り合ったりもできる、クラウド式のアプリです。
OCRによる自動入力とスタッフによる手動入力を合わせて行うので高い精度でデータ化できるのもうれしいところ。
無料で基本的な機能が使えるので、どのアプリにしようか迷っているならまずはこれを試してみてほしいアプリです。
Wantedly People
400万人が使っているアプリ。1回の撮影で10枚まで同時に読み込むことができます。
また、スマホの連絡先と同期できるので、電話着信でも名前が表示されます。
名刺情報は人工知能によって処理されるので、セキュリティ面でも安心して使えます。
料金は無料です。
CamCard
カメラの精度が高く、斜めに撮ってしまった名刺でもOCRできちんと認識されます。
また面倒な作業をすることなく簡単に名刺情報を登録することができ、クラウドに保存されるのでスマホやPCなどで同時に管理できます。無料でとても使いやすいアプリです。
Sansan
国内の法人シェアナンバーワンのアプリ。データ化した名刺を社内で共有でき、メッセージ機能により同僚に人物紹介などできるアプリです。
上記3つのアプリは個人使用に向いていますが、Sansanは法人で名刺管理するのに向いています。
会社でよく使われているMicrosoft OfficeやGoogleアプリとも連携できるので、会社で取り入れたいアプリですね。
まとめ
ここまでの内容をまとめます。
・名刺管理アプリとは、名刺をスキャンして管理できるアプリ。
・名刺管理アプリにはメリット・デメリットがあり、理解したうえで使用する。
・名刺管理アプリを選ぶポイントは6つ
①データの保存先（端末かクラウドか）
②データ化の方法
③マルチデバイス対応でPCとの連携
④他のアプリやサービスと連携
⑤登録可能な名刺の枚数
⑥アプリの操作性
・おすすめの名刺管理アプリは4つ。
①Eight
②Wantedly People
③CamCard
④Sansan
無料版でも十分に機能するものもあります。個人で使用するなら、まずはEightを使ってみてください。法人の場合はSansan一択です。
名刺管理アプリを使いこなすことで、これまでいい加減に管理していた名刺もスッキリさせることができ、仕事ができる人間と評価されるかもしれません。