名刺は社会人なら持っておいた方が良い仕事道具の一つです。特に会社の社長や営業職をしている方は名刺の交換がすることがよくあります。この時に名刺がないと顔と名前を覚えてもらえないので話になりません。

しかし紙の名刺は管理が大変です。しっかり整頓しておかないと名刺を探し出すのに一苦労するでしょう。

そんな方には名刺管理アプリがぴったりです。では名刺管理アプリがどういったものなのか見ていきましょう。

名刺管理アプリでできることとは

名刺管理アプリでは以下の3つのことができます。

・名刺の読み取り

・名刺情報のデータ化

・登録した名刺の検索

名刺の読み取り

名刺管理アプリを使うと紙の名刺の情報を読み取って保存してくれます。デバイスで名刺を撮影すると、OCR(文字を認識する機能)が作動し、名刺をデータにしてくれるのです。

またデータ化された名刺は企業名や名前、部署名など適切な項目に自動で振り分けられます。

ただ、名刺管理アプリに文字を読み取る機能のOCRが採用されていない場合、自分で入力する必要がございます。そうなると少しだけ手間を感じるので、名刺管理アプリにOCRがあるかどうか確認しておきましょう。

名刺情報のインポート

データ化された名刺はExcelなどにインポートできます。印刷し名刺を持ち歩けるので、紙の名刺を持っておきたいという方にも便利です。

紙の名刺とは違って必要な名刺だけを手元に置いておいて、不要だと思われるものはデータとして残せます。

名刺情報の検索

アプリに登録した情報は検索できます。例えば名前で検索をすると一発で必要な名刺を呼び出せすことが可能です。

また企業名でも検索できるので、その人の勤めている会社名は分かるけど名前を思い出せない時には重宝するでしょう。

名刺管理アプリのメリットとは

名刺管理アプリには3つのメリットがあります。

・名刺管理の効率化

・情報の更新が簡単

・場所を選ばずに名刺を確認できる

メリット①名刺管理の効率化

名刺アプリを使うと名刺管理が効率的になります。アプリを使えば紙の名刺で面倒に感じていることがほとんど消えるでしょう。

例えば紙の名刺を管理する上で大切なことは分かりやすくすることです。最初の方はそこまで手間ではありませんが、名刺が増えると名刺ホルダーのポケットに名刺を差し替えるという手間が発生します。

こういった面倒な作業をなくせるのが名刺アプリです。名刺管理アプリなら自動で項目ごとに分けてくれて、名刺を差し替える手間がありません。

そのうえアプリは検索もできるので情報を探すのもお手軽です。紙の名刺が増えてきて管理に困っているという方にとって名刺管理アプリはぴったりでしょう。

メリット②情報の更新が簡単

名刺管理アプリでは簡単に名刺の情報を更新できます。

会社にいると担当職が変わるという方も多いでしょう。例えば以前までは人事部にいたのに、現在では総務部に部署が変わっていることもありえます。

そんな時に紙の名刺で管理していると、どちらが最新の情報か分からなくなり、相手に迷惑をかけて会社としてもマイナスになる危険性があるので注意が必要です。

一方名刺管理アプリで情報を更新しておくと、情報が錯綜することもありません。特に営業職をしている方は名刺が増えて、情報があやふやになりがちなのでぴったりです。

メリット③場所を選ばずに名刺を確認できる

名刺管理アプリはスマホから利用が可能なものも多いです。そのためスマホさえ所持していれば、スマホがつながる限りどこからでも名刺の確認ができます。

紙の名刺は持っていないと情報が分かりません。そのため名刺ホルダーを常備している方も多いでしょう。しかし名刺が増えるにつれて名刺ホルダーが増えるので邪魔に感じます。

さらに名刺を個人で扱っていると、名刺をどこかに置いてきたという時に大変です。名刺が会社にその一枚しかなければ、再び相手と名刺交換をする必要があります。そうすると相手にも迷惑がかかって信用も下がるでしょう。

一方名刺管理アプリに情報を入力しておけば、名刺ホルダーが不要になって、仮に名刺を紛失した時もスマホから確認できます。さらに会社で名刺を管理すると全員が情報の共有が可能です。

名刺管理アプリは個人・会社の両方で利用できます。会社の場合は同時に名刺情報が確認でき、作業がよりスムーズに進みます。中でも営業がメインの会社は作業効率がグンと増すでしょう。

名刺アプリの選ぶ時のポイントとは

名刺アプリには複数の種類がありますが、選ぶポイントは以下の通りです。

・自動読み取り機能OCRがあるか

・マルチデバイスに対応しているか

・セキュリティシステムは厳重か

先ほど紹介したように名刺管理アプリには紙の名刺を撮影するだけで、自動的にデータ化してくれるOCR機能があります。ただOCRがないと自分で入力するので少し面倒です。

また名刺管理アプリは基本的にスマホやパソコンからアクセスできますが、中にはマルチデバイスに非対応なアプリもあります。その場合は使い勝手が少し悪くなるので注意しておきましょう。

最後に名刺管理アプリに置いてセキュリティは非常に重要です。名刺情報はいわば個人情報のかたまりなので流出してしまうとどうしようもありません。自社だけでなく取引き先にも迷惑がかかるなどデメリットだらけです。

不要なリスクを抱えないためにも、保存したデータの暗号化・アクセスする際のパスワードシステム・IPアドレスのアクセス制限が搭載された名刺管理アプリを使いましょう。

これらのセキュリティがあると情報が漏れる可能性が低いので安心です。

まとめ

名刺管理アプリでは紙の名刺から情報を読み取って、自動で名刺を管理します。名刺をアプリに入れておけば検索もできるので、作業効率もグッと増すでしょう。

また名刺管理アプリを会社で利用すると情報が全員に共有され、仕事上のミスが大きく減ります。

紙の名刺の管理に困っている人や、必要な名刺を取り出すのが面倒に感じている人は名刺管理アプリを利用してみるのも良いでしょう。