ウェブ会議の増加に伴い、リモートで名刺交換をされる方・したい方は増えていらっしゃるでしょう。
せっかく知り合いになった方との縁は、営業の効率化にもつながりますし、大切にしたいですよね？
簡単にリモートで名刺交換を行うには、名刺管理アプリの活用がおすすめです。
本記事では、リモートでの名刺交換の方法と名刺管理アプリを選ぶ4つのコツ、そしておすすめのアプリ3選をご紹介します。
目次
リモートでの名刺交換の方法とは
同じ空間に相手がいる場合は、Bluetoothを用いた名刺交換ができます。
また相手も同じ名刺アプリの使用者であれば、アプリ内で相手を検索して名刺交換をリクエストできるでしょう。
しかしリモートでの名刺交換は、自身の名刺データのURLまたはQRコードの送付が必要です。
つまり、名刺管理アプリで撮影した自身の名刺の写真のURLを、メールやチャットに記載して送付してください。
もしくは、名刺管理アプリに自身の名刺を登録した際に自動生成されるQRコードを送付しましょう。
URLやQRコードを受け取った相手が、自身の名刺をスマホで撮影して折り返すと、リモートでの名刺交換が完了します。
なお同じ名刺管理アプリの利用者であれば、登録済みの名刺データを送信したり、互いの検索・追加によるリモートでの名刺交換が可能です。
なおウェブ会議でバーチャル背景画像に、名刺データのURLやQRコードを埋め込むこともできます。
対応している名刺管理アプリであれば、簡単にQRコード付きのバーチャル背景画像が作成可能です。
リモートでの名刺交換に向く名刺管理アプリを選ぶ4つのコツ
リモートでの名刺交換には、名刺管理アプリのご使用がおすすめです。
ここでは、名刺管理アプリを選ぶ際の4つのコツをご紹介します。
①共有したい場合
社内で共有したい方は、クラウドに保存できるアプリが良いでしょう。
クラウドに保存すると、端末が故障しても名刺情報を失う恐れがありません。
ただしネット環境に接続できないと利用できない上に、サイバー攻撃の危険性は存在します。
②オフラインで使いたい場合
オフラインで名刺情報を確認したい方は、端末に情報を保存できるアプリが最適です。
ただし端末が壊れた場合に備えて、名刺情報のバックアップは取って置きましょう。
③セキュリティの確認
無料の名刺管理アプリなどでは、情報漏洩に対する措置がありません。
たとえば名刺管理アプリのインストールの際に、スマホ内に保存しているデータへのアクセスが要求される時は注意が必要です。
もしかすると名刺情報に加えて、スマホ内のあらゆるデータを抜き取られるかもしれません。
個人でできるセキュリティ対策としては、名刺管理アプリの提供元を確認しましょう。
名刺管理アプリを提供する会社が信頼されていれば、一定のセキュリティ対策は施されていると伺えます。
端末に保存するアプリの場合には、端末自体のセキュリティも見直しておいてください。
④必要な名刺枚数の容量
名刺管理アプリによって、管理できる名刺の枚数は異なります。
特に無料の名刺管理アプリでは保存できる名刺の枚数に制限があり、結局足りなくなるケースが多々見受けられます。
リモートで名刺交換をする機会が多い方は、必ず名刺管理アプリで管理できる名刺枚数を確認しましょう。
リモートで名刺交換をする際におすすめのツール3選
リモートでの名刺交換に活用できる名刺管理アプリの選び方を念頭に置いた上で、中でも評判の良いツールはどれでしょうか？
ここでは、特におすすめのアプリである「Sansan」と「Eight」、「ビジカ」の3つをご紹介します。
①Sansan
名刺管理シェア国内84%、導入企業数は6,000社以上にも及ぶ名刺管理アプリが「Sansan」です。
名刺をスキャンすると、最高精度99.9%でオペレータによる手入力で正確にデータ化されます。
導入企業には経済産業省や徳島県も名を連ね、「Sansan」のセキュリティの信頼度の高さが伺えます。
しかし「Sansan」は初期導入費用も月々のコストも高いので、本当に必要かの検討が求められるでしょう。
見積もりによって決定するライセンス金額は最低月々5万円からで、初期費用はライセンス料の12ヶ月分なので最低60万円です。
加えて、スキャナーのレンタル代が月額10,000円発生するので、とてもコストのかかる印象になります。
社内の名刺を一括管理できる「Sansan」ではクラウドで保存するので、社内で共有したい方に特におすすめです。
管理可能な名刺枚数は無制限で、MAツールなどと連携して営業の向上を図ることができます。
出典：Sansan
②Eight 企業向けプレミアム
「Eight」は名刺情報をCSV形式で一括ダウンロードして使えるので、オフラインでも名刺情報を確認したい方にもおすすめです。
さらに「Eight」は、「Sansan」と同じくSansan株式会社が提供するサービスなので、セキュリティ対策にも安心でしょう。
名刺の両面に記載された全情報を「Eight」で登録でき、管理できる名刺枚数は無制限です。
またスキャンされた名刺情報は、高精度を実現するため、オペレーターが手入力します。
企業向けプレミアムの担当者に『招待』された社内の「Eight」利用者が、『承諾』すると名刺データの共有が可能です。
参加する際に、所有する名刺の「共有/非共有」を設定しましょう。
リモートでの名刺交換も、「Eight」を利用すれば簡単ではないでしょうか？
「Eight」の基本使用料金は月額10,000円で、別途ユーザーごとに月400円かかります。
出典：Eight
③ビジカ
名刺管理アプリ「ビジカ」では、双方にインストールが不要なので手間がかかりません。
加えて「ビジカ」では後日、会議名や会議日時から該当する名刺情報を簡単に検索できるので、非常に便利です。
また「ビジカ」は、ウェブ会議用のQRコード付きのバーチャル背景画像の自動生成ができます。
ウェブ会議にQRコード付きのバーチャル背景画像を利用すると、リモートでの名刺交換が円滑に行えるでしょう。
初期費用が無料で、ユーザー1人に対しても月額700円と敷居の低い価格設定は、「ビジカ」の魅力の一つでしょう。
しかも料金は安価ながら、「ビジカ」のセキュリティ対策は万全です。
画像や認証情報・データベースまで全てのデータは、暗号化して保存されます。
またHTTPSを使用することで、転送中のデータも暗号化され、顧客データの保護を実現しました。
さらに「ビジカ」は障害が発生した場合、サービスの速やかな復旧を可能にしています。
そのため、災害時のサービス停止リスクは非常に低いでしょう。
なお「ビジカ」は法人のみに対応しており、個人は使用できない点にご留意ください。
出典：ビジネスカードクラウド
まとめ：リモートでの名刺交換に慣れていこう！
どんどんハイテク化が進む現代では、名刺管理アプリを用いた名刺管理のニーズは高まる一方でしょう。
せっかく名刺管理アプリを使うのであれば、リモートで名刺交換も行ってはいかがでしょうか？
たとえば、ウェブ会議で知り合った相手ともリモートで名刺交換をしておくべきでしょう。
営業における宝である名刺情報は、ぜひ入手して活用すべきです。
リモートの名刺交換には、ご紹介した3つのアプリをお使いになると便利なので、利用をご検討されてはいかがでしょうか？