リモートワークで名刺交換が必要な時に便利なツールの選び方

近年のビジネスでは、新しい生活様式として自宅で仕事をするリモートワークが推奨されはじめ、働き方自体が変わりつつあります。

場所や時間に囚われずに働くことができる一方で、ビジネスマナーで必ず行われる『名刺交換』ですが、リモート上でも必要とされています。

「オンラインでの名刺交換をスムーズに行いたい」「リモートワークで名刺交換する際のツールを知りたい」などリモートワークでの名刺交換の悩みも少なくないでしょう。

そこで今回は、リモートワークで名刺交換が必要な時に便利なツールの選び方と、おすすめの名刺交換ツールを紹介します。

リモートワークで名刺交換する方法とは？

リモートワークが本格的に導入される前は、会議や商談では紙名刺で交換してきましたが、リモートワークではどのように名刺交換をすればよいでしょうか。

オンライン会議やWeb商談で、名刺交換の代わりに自己紹介をするにも時間がかかることもあり、スムーズに会議や商談が始められないということもあります。

そこで、リモートワークで名刺交換をする方法を紹介。

今後は、リモートワークやオンラインでの働き方が一般化され、やる方を知っておくだけも役立ちます。

オンライン名刺用のURLを送信

メールやオンライン会議用ツール上のメッセージから、オンライン名刺用のURLを送信します。

そのURLから名刺情報を読み込み、名刺を交換する方法です。

オンライン名刺用だと予めに会議に参加する人のチャット情報があるなど、条件が必要になりますが、詳しい個人情報を交換する場合には、URLを送るだけですぐに名刺交換ができるといったメリットがあります。

QRコードをかざして名刺交換

Web会議や商談する前に、オンライン会議ツールなどのチャットからQRコードを送る方法です。

無料のQRコード作成サイトや名刺管理アプリから作れるQRコードを送信することで、会議前に名刺情報を送れることができます。

QRコードの読み込みもスマホのカメラで一瞬で読み込みが可能なので、名刺交換をスムーズに行えるには最適な方法です。

バーチャル背景にQRコードを埋め込み

オンライン会議は、いつでもどこでも会議ができる特徴がありますが、参加者の背景が気になることがあるでしょう。そこで、背景をバーチャルな画像に設定できるバーチャル背景があります。

そのバーチャル背景の角などに、名刺情報が記載されているQRコードを載せることで、リモートワークでの名刺交換が可能です。

バーチャル背景にQRコードを載せるメリットは、会議に複数の参加者がいた場合、途中で参加した人がいたとしても、バーチャル背景にQRコードがあると、名刺交換と発言者がだれなのかを明確にすることができます。

リモートワークで名刺交換に便利なツール5選

リモートワークで持ち入れられる名刺交換は、紙タイプとデジタルタイプの名刺を使用されます。

最近では、デジタルタイプの名刺が主に名刺交換で使用されることが多く、紙タイプと比べて、幅広い情報を記載することができるメリットがあります。

そこで、リモートワークで名刺交換をする際に便利なツールを紹介。

Sansan

出典元：Sansan

Sansanは、リモートワーク化が進む日本の企業向けに開発され、多くの企業から利用されている名刺交換・管理ツールです。

主に法人向けの名刺管理サービスであり、日本国内におけるシェア率は82%を占め、導入する企業は7000社以上が活用しています。

2020年6月からオンライン名刺交換の機能がリリースされ、Sansanユーザー同士であれば、名刺のURLやQRコードを送るだけで名刺交換ができます。

また、交換相手がSansanユーザーでなくても、送ったQRコードから名刺画像を保存することで、名刺交換が可能です。

引用元：Sansan、法人向け名刺管理サービス6年連続シェアNo.1 〜業界シェア82％、導入企業は7,000社に〜｜Sansan

Eight

出典元：Eight

Eightは、名刺管理ができる個人・企業向けのアプリです。Eightのプロフィール情報を共有する機能として「名刺交換」が備わっています。

スマホアプリ上でQRコードを読み込んだり、プロフィール情報をURLで共有したりなど、簡単に名刺交換を行えます。

LINE myBridge

出典元：LINE myBridge

LINE myBridgeは、LINEのフレンドであれば誰でもトーク上で名刺交換ができます。

仕事用のLINEアカウントを持っている方は、LINEアプリをインストールしているだけで簡単に名刺交換ができるため、他の名刺交換アプリを入れたくない人におすすめです。

Zoom

出典元：Zoom

オンライン会議といえば「Zoom」と呼ばれるほど、リモートワークが主流となった現在には欠かせない会議ツール『Zoom』ですが、バーチャル背景にQRコードを載せられる機能があります。

自分が映っている画面上に、名刺情報が記載されたQRコードを常時表示させるサービスです。

手軽に名刺交換ができるだけでなく、珍しさにアイスブレイクのきっかけになったり、情報共有がされやすいといった特徴があります。

ビジカ 

出典元：ビジネスカードクラウド

ビジカは、企業向けの名刺交換・管理アプリです。オンライン会議での名刺交換の悩みを一つのアプリで解決。

「名前や役職がわからず会話に入れない」「連絡先を聞き忘れた」「名刺データを格納・連携できない」といったオンライン会議である悩みもビジカならすべて解決します。

様々な名刺交換アプリがある中でも、月額700円（1ユーザー）で利用でき、法人での名刺管理や共有、オンライン会議でのバーチャル背景で有効できるQRコード名刺の作成など、リモートワークで必要となる機能が豊富にあります。

リモートワークでも名刺交換をスマートに

名刺交換は、会議の場ではアイスブレイクとして重要な役割とされています。リモートワークでもWeb会議やオンライン商談において、口頭での名刺交換よりも印象に残る自己紹介を心がける必要があるでしょう。

対面であってもオンライン上のため、画面越しでは表情や声色がうまく伝わらないこともあります。

そのため、アイスブレイクや印象に残す手段として、オンラインでも「名刺交換」が重要です。

事前にメールやチャットで名刺のURLを送ったり、バーチャル背景にQRコードを載せるなどをして、スムーズに名刺交換を行うと会議を始めやすくなります。

リモートワークでも名刺交換をスマートに行い、会議や商談が成功できるよう記事を参考にしてみてください。