仕事をする上で欠かせない道具には様々なものがありますが、どのような職種や業種であっても非常に重要なのが名刺です。名刺は自分の所属や連絡先などを相手に伝えるだけでなく、自分のプロフィールなどを相手に知ってもらう役割もあります。
しかし、従来の紙の名刺の場合、情報量が限られたり、整理が行き届かなかったりと、不便な点も多いもの。
そんなときおすすめなのがデジタル名刺。デジタル名刺には紙名刺にはない様々なメリットがあります。
今回はデジタル名刺のメリットや活用方法、使用する際の注意点などについてご紹介します。
目次
デジタル名刺とは？
デジタル名刺とは、簡単に言えばデジタルデータ化した名刺のことです。デジタル名刺は、スマホのアプリなどを使って制作することができるもの。さらに、いつでも必要に応じて内容を変更できるというのが特徴です。
名刺の交換はオンライン上にアップロードして行うほか、スマホ端末にQRコードを表示させて読み取ったり、相手にURLを送信したりといった方法で行うことができます。
デジタル名刺のメリット
デジタル名刺には、紙の名刺にはない様々なメリットがあります。
まずデジタル名刺の最も大きなメリットは、紙に比べると、簡単で効率的な管理が可能になるということです。
紙名刺の場合、名刺をホルダーに入れたり、スキャンしてデータ化したりといった方法で管理するのが一般的ですが、こういった従来の方法では必要なときに必要な名刺が見つからないといったことも起こりがちです。さらに、多くの相手と名刺交換していると、そもそもその相手と名刺を交換したことがあるかどうかということ自体、忘れてしまうといったことも起きかねません。一度名刺交換した相手のことを忘れてしまうというのは社会人としてのマナー違反ですが、社会人としての生活が長くなると、名刺の量も膨大になるため、すべて覚えておくことも難しく、保管しておくための場所も馬鹿になりません。
しかしデジタル名刺の場合には、アプリなどを使って管理できるため、必要な名刺を検索しやすくなります。必要な名刺を探したければ、名前などで検索するだけで、すぐに見つけることもできます。さらにデジタル名刺は、社内全体での共有も可能。そのため、より効率的な業務ができるほか、横のつながりを業務に役立てたり、業務の引き継ぎなどもより簡単になったりといったメリットも生まれます。。
それに加えて、デジタル名刺の場合は、URLやQRコードへのアクセスもしやすくなります。紙名刺では、記載されているURLやメールアドレスなどにアクセスしたい場合、まず手打ちしなければならず、その際に入力ミスがあるとどうしても時間がかかってしまいがち。しかしデジタル名刺の場合には、URLやメールアドレスをクリックするだけで、すぐにアクセスが可能になります。
もちろん、デジタル名刺は印刷のためのコストも不要。紙名刺の場合では、役職などが変わるたび新しい名刺が必要になるだけでなく、古い名刺を廃棄するためのコストもかかりますが、デジタル名刺なら、内容の変更もアプリ上で可能。出来上がりの時間も不要です。もちろんデジタル名刺なら、どれだけ配ってもなくなる心配もありません。
デジタル名刺の活用方法
このように、メリットの多いデジタル名刺ですが、実際にはどのような形で活用できるのでしょうか。
デジタル名刺の活用方法としてまず活用の幅が広がっているのがオンラインでの名刺交換。
現在、新型コロナウイルスの感染拡大によりオンラインでの会議や打ち合わせ、商談などの機会も増えていますが、そんなときには紙名刺よりもデジタル名刺が便利です。
また、デジタル名刺の大きな特徴は、記載されている事項以外でも項目を付け加えて管理できるということ。
紙名刺でも、余白に相手の趣味や外見、家族構成、出身など、直接話をしたことで知り得た情報をメモすることもありますが、これらの情報は管理しておくのが難しいもの。すべてをデータ化するにしても、時間と手間が必要です。
一方、デジタル名刺の場合にはこれらの情報をデータとして付け加えることができるため、すべてを一括管理し、今後の商談などに役立てることができます。その他にも、紙名刺では難しいQRコードなどを利用してSNSなど別のコンテンツと連携を行うことも可能になります。
デジタル名刺を使用する場合の注意点
デジタル名刺は非常に便利な存在ですが、使用するときには注意したいこともあります。
まずデジタル名刺を使用する場合に注意したいのが、名刺交換のマナー。デジタル名刺を日常的に利用している人はまだまだ少数派で、紙名刺のほうが一般的なので、名刺交換などをスムーズに行うのが難しい場合も少なくありません。
さらに名刺交換をしようとするとき、いきなりスマホを取り出したり、触ったりすることで相手に悪い印象を与えてしまうことも考えられます。
それを防ぐため、まず必要なのは「最初にデジタル名刺を使用している」と説明すること。相手によってはデジタル名刺の存在自体を知らないこともあるため、最初にデジタル名刺とはどのようなものなのかをきちんと説明することが必要です。
また、どのように名刺交換を行うかを説明しても、相手がデジタル名刺の受信でもたついてしまうことも考えられます。使用する端末に合わせた送受信の方法をきちんと説明できるようにしておきましょう。
このように、デジタル名刺の場合には、最初は紙名刺よりも時間がかかってしまうこともありますが、そこから相手の興味を惹きつけ、会話の糸口になることも。デジタル名刺を使用することでビジネスチャンスが生まれる可能性もあります。
ただし、世代や業種によっては「紙の名刺の方がいい」と言われることも考えられます。また、スマホではなくガラケーを使っているというケースもゼロではないため、念のためにデジタル名刺だけでなく、紙名刺も用意しておいたほうがよいかもしれません。
おすすめデジタル名刺サービス3選
様々なメリットが生まれるデジタル名刺。では、実際にデジタル名刺を利用したいと思った場合、どのサービスを利用すればよいのでしょうか。今回は３つご紹介致します。他にもたくさんのデジタル名刺サービスがあります。デジタル名刺サービスをもっと知りたい方はこちらの記事『オンライン名刺サービスを提供している企業まとめ』をご覧ください。
Sansan
デジタル名刺で最も有名なサービスといえば、CMでもおなじみのSansan。すでに6000を超える企業で採用された実績があり、丁寧な運用支援も行っています。Sansanはこちら
2bs
またデジタル名刺サービスでは2bsも人気です。基本無料で利用できるため、まずデジタル名刺を体験したいという方にもおすすめです。2bsはこちら
PiQy
もしもっとカジュアルに利用したい場合や、個人事業でのデジタル名刺を考えているならPiQyも人気です。SNSとしての機能も備えているため、様々な活用が可能です。PiQyはこちら
まとめ
コロナ禍でデジタル化が進む社会で、今後もますますデジタル名刺は普及していくでしょう。デジタル名刺には現在多くのサービスがあります。個人向け、法人向け、料金や機能もさまざまなです。ご自分や会社に合うサービスを探してみてはいかがでしょうか？