テレワークや在宅勤務が増え始めるとともに、オンライン会議やオンライン商談と呼ばれるオンラインでの業務が多くなってきているでしょう。
これまでの会議などでは、会議前に名刺交換を行うマナーがありましたが、オンライン会議で用いられる名刺交換での名刺は、「デジタル名刺」と呼ばれるデジタル化した名刺が主流となっています。
そこで今回は、オンライン会議では欠かせない名刺が完全にデジタル化した時の問題点やデジタル名刺について紹介します。
この記事を読んで、名刺のデジタル化を検討してみてください。
目次
名刺をデジタル化することでできること
これまで名刺は、紙タイプの名刺を使用するのが常識的でしたが、オンライン会議によって紙タイプの名刺だけでは管理や整理が容易ではなくなってきています。
そこで需要が高くなっているのが「デジタル名刺」です。
アナログタイプの紙名刺の課題といえば、「整理が大変」「探したい名刺が見つからない」「共有するのも手間がかかる」「管理するのも工程が多い」などがあるでしょう。
そのような悩みも名刺をデジタル化することで解消することがあります。
名刺をデジタル化するメリット
名刺をデジタル化にすることで、大きなメリットがあります。紙名刺では苦労したり悩まされていた問題もデジタル化することで一気に解決します。
名刺をデジタル化にするメリットは2つです。
名刺情報の管理・登録・検索がしやすくなる
紙の名刺はもらうごとにインデックスをつかたり、ホルダーやケースに保管するケースが多いのではないでしょう。検索や管理といった作業も時間がかかったりなどこれでは非効率です。
一方でデジタル名刺は、デジタル名刺に必要である名刺管理ソフトやツールを導入することで、交換した名刺を自動で読み込み、登録から保管、検索にかけてすべてを一元化することができます。
また、クラウド上で名刺情報を管理するため、社内での引継ぎや共有が可能です。社内の人間が、誰から名刺をもらい、交換したのかが最新の情報で把握できるので、営業のミスを減らすことができ、アプローチの幅が広がりやすくなります。
スマホやタブレットから操作できる
デジタル化した名刺は、名刺管理ソフトやアプリをPC上で管理や共有することができます。その上、外出時にも名刺情報をスマホやタブレットからでも閲覧・操作できるメリットあるのです。
急な取引や営業は入った場合でも、名刺データの登録や閲覧ができるため、紛失リスクの減少や対応がしやすくなります。
名刺をデジタル化するデメリット
一方で名刺をデジタル化するメリットだけでなく、デメリットも存在します。ここでは、3つの点を注意してデジタル化を検討してください。
前述までは、名刺をデジタル化することで大きな恩恵を受ける説明をしましたが、名刺を完全にデジタル化することで問題(デメリット)が生じることがあります。
デメリットも踏まえて名刺のデジタル化を考えてみてください。
初期投資・コストがかかる
紙名刺からデジタル名刺に移行するにあたり、名刺交換・管理ツールやアプリを新規で作る場合、新たなコストが生じます。
毎月かから利用料と、名刺をデジタル化するメリットを比較して、デジタル化の方が費用効果が高い場合にはデジタル化をおすすめします。
名刺管理ソフトや名刺交換アプリには、それぞれ一定期間の無料で利用できるトライアルがあるので、本格的に導入する前に、どのソフトやアプリが社内にとって有効的なのかを試してから始めましょう。
セキュリティ対策が必要
紙名刺では、紛失におけるプライバシーの情報漏洩がリスクとされていますが、デジタル名刺は、名刺を紛失するリスクは少ないですが、名刺管理ソフトやツールを利用するPCやスマホのセキュリティが重要です。
名刺管理ソフトやアプリでは、クラウドやインターネットを介して名刺を管理・共有するため、ウイルスを感染すると自社だけでなく、取引先に多大な迷惑かける可能性があります。
そのため、セキュリティソフトは名刺管理ソフトを導入すると同時に必要となるため、ベットの費用やセキュリティを扱える社員や社員の教育が要するデメリットといえます。
先方がデジタル名刺に対応していない
デジタル名刺の需要が高まる一方で、まだまだデジタル名刺が普及率が高いと言えないでしょう。
デジタル名刺は、名刺交換する相手と自分が同じソフトやアプリを使わなければ、交換ができないといったデメリットがあります。
最近の名刺交換・管理アプリでは、相手側が同じアプリをインストールしていなくても、名刺情報だけ端末に画像などで保存することができるアプリも増えています。
それでも、保存した名刺情報を名刺管理アプリに移行する作業が必要です。そのため、デジタル化といっても作業自体がまだまだアナログな部分も残っていることがあるので、完全にはデジタル化は進んではいないことを加味しなければなりません。
まとめ
今回は、名刺が完全にデジタル化したらどんな問題が起こるか考えてみました。
名刺がデジタル化することで、名刺情報をデータで管理や交換、共有などが簡素化できるメリットがある一方で、ランニングコストの負担やセキュリティ対策の必要、相手方がデジタル名刺に対応していない懸念などのデメリットがあります。
時代の流れとしては、名刺のデジタル化が進み、デジタル名刺の便利さはますます向上すると考えられるでしょう。
メリットとデメリットを比較して、自分はどちらが最適かを考えた上で決めてみるといいでしょう。