コロナ禍での「新しい生活様式」は、従来のビジネススタイルに大きく影響を与えました。特に、日本独特のビジネス慣習ともいえる「名刺交換」は、リモート会議が一般化した現在において、デジタル化を軸としたスタイルの見直しが求められています。
こちらの記事では、今後のビジネスシーンで利用増加が見込まれる「リモート会議でも名刺交換が可能なツール」について、具体的なサービスを取り上げて分かりやすくご紹介していきます。
目次
リモート会議で名刺交換をする方法
これまでは「紙の名刺」を対面で交換するのが一般的でした。そのため「リモート会議で名刺交換する」といっても、ほとんどの方には具体的にイメージしづらいかと思います。
そこで実際のサービスを例として、リモート会議で名刺交換する方法を解説していきます。
ここでは「no plan株式会社」の「ビジネスカードクラウド（略称：ビジカ、以下ビジカ）」のサービス利用時のケースを参考例といたしました。
出典：オンライン会議でのつながりを残して会社の営業力に！テクノロジーの力で会社の成長を加速させる「ビジネスカードクラウド」リリース
各社のサービスやツールによって、多少の手順や手法の違いがあります。しかし、名刺データのデジタル化をどのように実施し、どうやって交換するかに着目すると大同小異と言えます。
「社員情報」をデジタル化して登録する
名刺に記載する「社員情報」をWebの入力フォームから登録します。１名ずつ登録するだけでなく、「CSV形式」の社員データファイルを管理画面にアップロードする、といった一括登録も可能となっています。
「社員情報」の登録によりデジタル化されたデータは、「名刺データベース」に蓄積されていきます。紙の名刺よりもセキュリティが確保された状態で保存され、検索や社内共有も容易に実施可能となります。
出典：オンライン会議でのつながりを残して会社の営業力に！テクノロジーの力で会社の成長を加速させる「ビジネスカードクラウド」リリース
別の登録方法として、名刺管理アプリ「Eight」等のように、「紙の名刺」をスキャンしてデータを取り込む方法もあります。
社員情報を手入力する作業が省略できる、といったメリットがありますが、デメリットとしては、スマートフォン本体や手の影、照明の色が「ノイズ」となってスキャンの品質に影響することがあります。
そのため「ホワイトニング」といった画像処理を施すのが一般的ですが、結果的に「人間の目」で最終確認するのが確実といえます。
「デジタル名刺」を作成する
「名刺データベース」のデータを元にして、Webやスマホアプリ画面で表示するための「デジタル名刺」を作成します。
出典：「ビジカ」デジタル名刺
つまり「デジタル名刺」の実体としては、アプリやWebの画面、画像ファイルということになります。
リモートでの名刺交換方法としては、これらの画面や画像ファイルに関する「名刺情報URL」を交換する、という形式を取るケースが多いです。
「名刺情報URL」を埋め込んだ「QRコード」を生成する
デジタル名刺を表示するための「名刺情報URL」を埋め込んだ「QRコード」を生成します。
「名刺情報URL」自体は長くて覚えにくい文字列ですので、読み取りやすい形式としてQRコードが用いられています。
出典：「ビジカ」デジタル名刺
リモート会議で「QRコード」を提示し、相手のスマホで読み取ってもらう
スマホアプリ等でQRコードを読み取り、名刺情報URLにアクセスすることで、デジタル名刺」が表示されます。この操作をお互いに行うことで「名刺交換」することができます。
QRコードを表示する方法は様々ですが、no plan社の「ビジカ」では、このQRコードを埋め込んだ、リモート会議用の「バーチャル背景画像」を提供しています。
リモート会議で名刺交換できるおすすめツール３選
「デジタル名刺」は、デジタル化の社会的な流れもあり、今後はビジネスのスタンダードなツールとなることが予想されます。
そこで、リモート会議で使えるデジタル名刺のおすすめツールを3つご紹介します。
各サービス共に特徴的な機能を提供していますが、コスト面も考慮して自社のニーズに即したツールを選択していきましょう。
SanSan
「Sansan」は、法人向けの「名刺管理サービス」シェアNo.1としてTVCMでも有名です。「人脈」を簡単にデータベース化するといった顧客管理に役立つサービスも提供しています。
一方で、名刺自体のデジタル化にも積極的に取り組んでおり、従来の名刺をスキャンしてデータベース化、デジタル化するサービスの延長として、デジタル名刺のサービスも提供しています。
機能の豊富さやサービスが成熟している点がメリットですが、初期導入費用がやや高め（※要見積ですが約10万円以上）なのがデメリットとしてあります。
出典：Sansanの特長
Eight
「Eight」は、個人向けの名刺管理アプリとして高いシェアがあります。
法人向けの「Sansan」との違いは、管理の単位が「企業主体」か「個人主体」かにあります。個人が主体となっている「Eight」は、転職時にも引き続き利用が継続でき、「ビジネス系SNS」という色合いが強くなっています。
個人向けには、基本的に無料で使えますが、より高機能な「Eightプレミアム（月額480円または年額4,800円）」も提供されています。
また法人向けには、月額10,000円+（400円 ✕ ユーザー数）といった料金体系となっています。
出典：Eight – 名刺でつながる、ビジネスのためのSNS
ビジカ
デジタル名刺へのURL情報を含むQRコードが埋め込まれたリモート会議用のバーチャル背景（※「名刺背景」と呼称）を提供するといった特徴があります。
QRコードを会議開始時だけお互いに提示するといった場合は、途中参加者のために会議を中断するといった問題が出てきます。「名刺背景」のように、常時表示しておくことでこういった問題も解消されます。
料金体系が「月額700円✕ユーザー数」となっており、法人向けとしてはコストパフォマンスに優れている点が上げられます。
まとめ
リモート会議においても、お互いの正確な情報をやり取りは不可欠ですので、名刺交換の重要性は変わることがないと考えられます。
今回ご紹介したツールを適切に使いこなし、「デジタル名刺」を情報共有やデータ分析に活用して、従来の「紙の名刺交換」以上のビジネス効果を目指していきましょう。