名刺は、自分の名前・会社名・連絡先などが記載された「自己紹介ツール」の一つです。

初対面のお客様とお会いした場合などに名刺交換をします。特に営業職を行っていると、お客様とお会いする事が多くなりますので、名刺交換をする機会が増えます。

名刺交換をした後、「名刺の保管場所・保管方法」や「名刺を整理するのが面倒だな」と困ったりするかと思います。

ここでは、名刺管理アプリを導入する事で、得られるメリットを説明します。

 

名刺管理アプリのメリットについて

名刺管理アプリを使う事で、以下の点でメリットが挙げられます。

以下、4つ挙げたメリット部分を説明します。

・管理しやすく、時間短縮につながる

・社内で情報共有がしやすい

・いつでもどこでも名刺確認ができる

・セキュリティ面で安心

 

メリット1:管理しやすく、時間短縮につながる

名刺管理アプリでは、スマートフォンのカメラや名刺専用のスキャナーを利用する事で、名刺情報をアプリ内で管理・保管する事ができます。

例えば、名刺ホルダーやファイリングしたものをボックスに保管している場合、

お客様と連絡を取りたい等で必要な時に名刺ホルダーから探す手間が掛かります。

また、Excelで名刺管理をしている場合等は、会社名・担当者の名前・連絡先などをExcelへ入力する手間が掛かってしまいます。

名刺管理アプリでは、会社名や名前等で検索することやスマートフォンのカメラによって、会社名・名前等の情報を自動的で登録してくれます。

今まで発生していた名刺を探す作業や、名刺情報を登録する時間の軽減に繋がります。

 

メリット2:社内で情報共有がしやすい

例えば、名刺交換をした担当者が、名刺に話した内容や人柄などを記載している事があった場合、

名刺交換をした担当者でしか対応ができないケースがあります。その場合でも、名刺に記載した内容を名刺管理アプリで一元管理する事で、担当者以外でも対応する事ができます。

また、名刺管理アプリで管理した場合、社内で情報共有がしやすくなり、社内の人脈が可視化されます。

社内で可視化される事により営業職を例として場合、別担当より同じ会社へアプローチする事がなくなったり、別部署担当へ別商材をアプローチ・ご紹介しやすい環境を作る事ができます。

 

メリット3:いつでもどこでも名刺確認ができる

名刺管理アプリでは、マルチデバイス対応でどこでも名刺検索・管理ができます。

例えば、名刺入れを会社に忘れてしまった場合、会社へ連絡してお客様の連絡先を確認したり、会社に戻ってお客様の名刺を確認していた業務も、外出時の空いた時間や移動時間に確認できる様になります。

名刺管理アプリを導入する事で、外出先であっても名刺データの閲覧や名刺の登録も可能となり、時間を効率的に活用するにも繋げる事ができる様になります。

 

メリット4:セキュリティ面で安心

例えば、名刺をファイリングして管理している場合、鍵付きの棚に入れないといけない決まりや名刺保管をする場所(棚のスペース)を確保する必要があります。

また、各個人でお客様の名刺を管理している場合、外出中に持ち歩いて、名刺を紛失した際のセキュリティリスクも発生します。

名刺管理アプリで情報管理をしていれば、名刺保管場所の確保や名刺紛失などによる情報漏洩のリスクも軽減します。

 

名刺管理アプリを導入するメリットまとめ

名刺を名刺管理アプリでデータ化する事で、名刺情報の検索時間・名刺情報の入力の手間を軽減に繋げたり、社内で情報共有しやすく、属人化となる業務を減らす事に繋がります。名刺管理の効率化により、他の重要な業務に集中でき、生産性の向上にも繋げる事ができます。

昨今は、コロナ影響でテレビ会議・ZOOMなどでオンラインによる商談や会議をする事が多くなっているかと思います。名刺管理アプリの中でも有名な「Sansan」では、オンライン名刺交換といって、オンライン名刺のURLを相互で伝えるだけで名刺交換ができる便利な機能も生まれています。またsansan以外にも多くの名刺管理アプリが存在します。

名刺をファイリングで保管している場合やExcelで名刺情報を入力されている場合は、ぜひこの機会に名刺管理アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。