2020年5月に厚生労働省は、新型コロナウルス感染症対策に基づいた新しい働き方を公表しました。政府によるリモートワーク推進によって、オンライン上でビジネスを行う機会が増えてきています。そのため、オンライン名刺交換の方法を調べるビジネスマンも増えてきました。

名刺交換は、今後も取引したい相手に対する敬意を表すために行うものです。名刺交換を行うことで、多くのビジネスチャンスに恵まれます。そのため、オンライン商談でも名刺交換を行いましょう。

実際に、オンライン名刺交換は、どのような方法で行えば良いのでしょうか？ここでは、オンラインで名刺交換する際の流れについて解説します。

オンラインで名刺交換する際の流れ

オンライン商談の機会が増えましたが、どのタイミングで名刺交換を行うべきなのでしょうか？まずは、オンライン名で刺交換する際の流れについて解説します。

アポイントを取得する

まずは、お客様と商談のアポイントを取得しなければいけませんが、スケジュール調整の連絡と一緒に名刺を送ることは控えましょう。

名刺交換は、今後もお付き合いしたい相手に敬意を払うために使用するツールです。そのため、初対面でお会いしたときに、自己紹介も兼ねて渡すことがビジネスマナーとなります。

オンラインで名刺交換をする

名刺交換は相手との会話のキッカケを掴んだり、初対面同士で緊張した場の空気をリラックスさせたりする効果を持ちます。

仕事の話に入る前に、共通点で盛り上がれば、心の距離が近くなり話を聞いてもらいやすくなります。このように、商談前の名刺交換は、アイスブレイクの役割を持つため、商談前に名刺交換を行いましょう。

オンライン商談に入る

名刺交換後に商談に入ります。オンライン商談は、相手方が大人数で参加する場合もあります。3名程度であれば、名前や部署について整理できるかもしれませんが、5名以上にもなると整理は難しくなるものです。

しかし、オンライン名刺交換をしておけば、氏名・部署・役職を聞き逃す心配もありません。商談ではステークホルダーの名刺情報が欠かせません。キーマンが誰であるかを素早く整理できて、商談をスムーズに進めていくことができます。

オンライン名刺交換の4つの方法

オンライン商談前に名刺交換を行いますが、どのような方法で行えば良いのでしょうか？次に、オンライン名刺交換の方法についてご紹介します。

メールで名刺を送る

日本マーケティングリサーチ機構の調査結果によると、オンライン会議を活用している企業の割合は26.47%です。まだ、オンライン会議は浸透していません。そのため、名刺交換アプリや会議システムを使いこなせていない企業も多いです。

名刺交換アプリや会議システムに不慣れな方は、メールに名刺情報を添付して送りましょう。リモート環境に不慣れなことを伝えれば相手も理解を示してくれるはずです。

名刺アプリで出力したURLやQRコードを使用する方法や、名刺のスキャン画像を使用する方法があります。メールで名刺を送る場合は、商談をしてくれたお礼と一緒に送るのがエチケットです。

QRコードを表示したスマホをかざす

QRコードを表示したスマホをオンライン商談時のカメラにかざし、相手に読み取ってもらう方法が手軽です。

名刺管理アプリで作成したコードやSNS情報のコードをスマホ画面に表示させましょう。QRコードを持っていない場合でも、アプリを使用すれば簡単に作成できるので、1つは作成しておくと便利です。

この方法で名刺交換を行う場合は、解像度が大きな画像を用意しておきましょう。また、スマホ画面を明るくすると、相手もコードを読み取りやすくなります。また、ピントが合う距離があるので、何度かトライをしてコツを掴みましょう。

バーチャル背景にQRコードを埋め込む

オンライン会議システムでは、好きな背景に切り替えることができます。このバーチャル背景にQRコードを埋め込み、名刺をダウンロードしてもらう名刺交換方法もあります。画像編集ソフトを使用して背景画像を合成していきます。

画像編集ソフトの使い方が分からない場合は、KID’S PLATESが提供する「バーチャル名刺背景ジェネレーター」を使用してみてください。

デザインスキルがない方でも、簡単にQRコードが入ったバーチャル背景を作成することができます。上記の画像は、実際にKID’SPLATESが推奨しているバーチャル背景です。このようなバーチャル背景を作成しておけば、オンライン商談時に慌てることもなくなります。

名刺交換アプリを利用する

オンライン会議システムの登場と併せて、名刺交換アプリが続々と登場しています。無料版アプリには、同じアプリを使用している人同士で名刺交換する機能が搭載されています。そのため、同じアプリを使用していない場合は名刺交換ができないので注意してください。また、セキュリティ面が心配で情報漏洩リスクもあるため、無料版アプリはおすすめできません。

近頃は、有料版アプリも登場しており、セキュリティ面が強化されています。また、同じアプリを使用していない人とも名刺交換できる機能があったり、ユーザー同士で名刺交換リクエストができたりします。

また、Bluetoothで距離を保った状態で名刺交換も行えるなど、さまざまな機能が用意されているので便利です。そのため、オンライン名刺交換アプリを利用する場合は、有料版を検討してみてください。

まとめ

今回は、オンラインで名刺交換する際の流れについてご紹介しました。オンライン商談でも、相手と繋がりを持ちたいと敬意を示すために名刺交換を行います。ビジネスマナーを守ることが、ビジネスチャンスを掴むためには欠かせません。そのため、オンライン名刺交換の流れを良く把握しておきましょう。

また、オンライン名刺交換には主に4つの方法があります。

  1. メールで名刺を送る
  2. スマホのQRコードをかざす
  3. バーチャル背景にQRコードを埋め込む
  4. 名刺交換アプリを利用する

どのような方法が向いているかを把握した上で、ぜひ、オンライン名刺交換を行ってみてください。