名刺を整理し、管理するのは時間もスペースも要すると、お困りの方は多いのではないでしょうか。
しかし実は、きちんとした名刺の整理は大きな営業成績の向上や企業成長につながります。
本記事では、名刺管理ソフトの概念やメリット・デメリット、選び方、そしておすすめの名刺管理ソフト5選を紹介いたします。
読み終わる頃には、名刺の整理を簡単に行うノウハウや名刺管理ソフトを業務効率向上に活用するコツを把握できるでしょう。
目次
名刺の整理は徹底しよう
名刺は都度の整理を、おすすめします。
日本企業の名刺1枚の価値は、売上金額に換算すると約74万円にもなります。名刺を整理せずに放置していては、多額の損失につながります。
いつでも必要とする名刺を利用できる状態にしましょう。
名刺の整理には簡単で早いデジタルがおすすめ
名刺の整理には、アナログ・デジタルで様々な方法があります。しかし最も簡単で早い整理方法は、カメラやスキャナーから名刺データを取り込めるデジタル型「名刺管理ソフト」の利用です。
デジタル化によって、名刺の保管スペースにも困らず、紛失の心配もありません。しかも場所や時に関係なく、名刺の確認ができます。
ここでは、名刺管理ソフトの定義と名刺の整理をデジタル化するメリット・デメリットを説明いたします。
名刺管理ソフトとは
名刺管理ソフトは、紙の名刺をスキャンしてデジタル化するソフトの総称です。名刺をデジタル化することで、管理が容易となり、必要に応じて共有が可能になります。
名刺管理ソフトには、個人・法人向け、使える機能別に多くの種類があります。よって名刺管理ソフトを導入する際は、目的に合ったソフトの選択が必要です。
名刺の整理をデジタル化するメリット
次に、名刺の整理をデジタル化する様々なメリットを紹介いたします。
名刺の整理も検索も簡単
名刺の管理の容易さは、名刺管理ソフトの導入の大きなメリットです。
紙の名刺を撮影またはスキャンするだけで、デジタル化して管理できます。
また紙の名刺は、必要な情報の発見に時間を要します。紙の名刺のデジタル化により、検索機能を用いて求める情報に短時間でアクセスできます。取り込んだ名刺に複数のラベルを付けることで、「個人名」「企業名・ジャンル名」「どのイベントでの接点か」などの検索も可能です。注意点は、スキャン精度が悪いと名刺の取り込み後にデータと内容のチェックが必要なことです。そのため、ソフトのスキャンの読み取り精度を確認して選びましょう。
保管スペース不要
年々溜まる紙の名刺は、保管場所を圧迫するため、保管場所に悩まされることとなります。名刺管理ソフトを導入してデジタル化すれば、不要となった紙の名刺は破棄できます。名刺を破棄するので、個人情報漏洩のリスクも低くなります。そして保管スペースに困らず、情報整理もしやすくなります。
名刺データの活用
名刺管理ソフトによっては、名刺データの氏名や部署、役所、住所などをCSVデータでダウンロードできます。年賀状作成やメールマガジンの配信、ダイレクトメールのお届けに活用でき、業務の効率化が図れます。
同僚や部署単位での共有がしやすい
利用する名刺管理ソフトによっては、 社内の名刺情報を閲覧できる機能が付随しています。社内で名刺の情報を共有すれば、日々の業務をより効率的に行えます。また共有した情報を営業活動にも活用でき、新たなビジネスチャンスにつながる可能性もあります。
名刺の整理をデジタル化するデメリット
多くのメリットがある名刺の整理のデジタル化ですが、費用が高くなりがちなデメリットも存在します。次に、デメリットについて具体的に解説いたします。
コストの高さ
個人向けの名刺管理ソフトの場合は、一般的には無料で利用できます。しかし機能が充実している法人等の組織向けソフトでは、課金が必要なことが多くなります。よって中小企業などの従業員の人数が少ない組織では、割高な場合があります。ツールの利用を営業職のみに絞る工夫も一手です。
名刺の整理のための専用ツールの選び方
名刺管理ソフトを導入する際の選定ポイントは、3点あります。
続いて、3ポイントについて具体的に説明いたします。
法人か個人かの違い
名刺管理ソフトには大きく分別すると、個人と法人向けの2種類があります。
価格面だけでなく、機能面にも大きな違いがあります。よって、まずは双方を確認して相違点を理解すると良いでしょう。法人であっても、無料の個人用ソフトで十分な場合もあります。
各ソフトで得意とする部分が異なるので、ニーズに合うソフトをお選びください。
機能面
機能面は、名刺管理ソフトの選定ポイントの最重要点といえます。
各名刺管理ソフトの機能は、シンプルに名刺管理に特化したソフトから、営業用のツールが付随しているタイプまで多種多様に存在します。利用目的に合う機能の有無を、確認しておきましょう。
コストパフォーマンス
個人向けの名刺管理ソフトは基本的に無料なので、コスト面の考慮はあまり必要ありません。しかし一般的に、法人向けは有料のため、コストパフォーマンスの熟考が求められます。名刺管理ソフトの導入前に、費用面と機能面の確認・計算をして、バランスの優れたソフトを選びましょう。
名刺の整理に最適なデジタルツール5選
管理する名刺の量と探し方に応じて、最適な名刺管理ソフトを見つけましょう。
ここでは、5点の名刺の整理に最適なデジタルツールをご紹介します。
Sansan
Sansanは、名刺管理ソフトでトップシェアを誇ります。大手企業を含む6,000社に活用されており、法人向け名刺管理ソフトの定番ともいえるサービスです。なんと業界でのサービスシェア率は、83%にものぼります。
Sansanのソフトには、名刺管理だけでなく、組織全体で利用可能な売上や業績を上げるためのアプリケーションが揃っています。たとえば、メール配信や営業管理機能などです。
また重複名刺も簡単にマージできるので、精度の高いデータベースを維持できます。
さらにオンライン名刺交換も可能なため、テレワークや在宅ワークにも柔軟に対応しています。
あらゆる顧客データをビジネスに活用できるシステムを備えていると、いえるでしょう。
会社全体で名刺の整理が必要な場合は、Sansanがおすすめです。
Eight
先述のSansanと同じ会社が提供する、個人利用やコストを極力抑えて名刺の整理をしたい方用の名刺の管理ソフトです。名刺を撮影するだけで素早くデータ化ができ、シンプルな使いやすさが特徴です。またスマホアプリから、登録した名刺情報に素早くアクセスできます。
基本的には無料ですが、名刺データのダウンロード機能などを利用したい場合は、月額480円または年額4,800円で「Eightプレミアム」を利用できます。
Wantedly People
Wantedly Peopleは、個人向け名刺管理ソフトに特化しています。同時に10枚の名刺をデータ化できるので、大変効率的です。スキャンした名刺データから、関連情報を検索する機能もあります。全ての機能を無料で利用できるのが、魅力です。また登録した名刺に関連する情報がフィードで届くなどの面白い機能も備えています。
myBridge
myBridgeは、LINE社が提供している名刺管理ソフトです。LINEアカウントがあれば、簡単に利用を開始できます。多くの人がLINEアカウントを持っているので、この点は便利でしょう。またスマートフォンで撮影するだけで、名刺情報を正確にデータ化できます。名刺検索機能も充実しており、会社名や役職など好きなキーワードでの検索が可能です。さらに、登録した名刺情報はExcelファイルなどでダウンロードできます。これら全ての機能を無料で利用できるのは、大きな魅力でしょう。
ビジカ
名刺の整理に良いだけでなく、オンライン会議にもとても便利な名刺整理ソフトです。双方アプリのインストール不要で、QRコードで名刺のデータを読み込み、保存します。会議名や日時で、即検索もできます。オンライン会議用の名刺背景を自動生成するだけでなく、相手の名前や役職が分からないという心配も解決する法人向け名刺の管理アプリです。
今なら、リモートワーク支援のため3ヶ月無料です。
まとめ：名刺の整理・管理には専用ツールを使うべき
名刺の整理の重要性、そして名刺管理ソフトについてご紹介しました。
ぜひ用途に合わせた名刺管理ソフトを使用して、有用性のある名刺の整理をしましょう。