2020年の始めに発生した新型コロナウィルスの影響で、私たちを取り巻く環境は一変しました。
日常生活はもちろんですが、労働環境も大きく変わった方が多いのではないでしょうか。
週の半分はテレワークになった、もしくは完全にテレワークへ移行した方もいることかと思います。
しかし今までの会社で業務という流れから、急なテレワークの移行に戸惑いを覚えた方も多いことでしょう。
殊更大きく変わったのが、業務に欠かせない会議でしょう。対面ではなく、リモートでの会議がほとんどになりました。
そこで今回はテレワークで、必須のリモート会議についてフォーカスをあてて解説していきます。
リモート会議での注意点やオススメのリモート会議ツールアプリをご紹介します。
特にリモート会議ツールアプリは少人数向けのアプリをご紹介させていただきます。
目次
リモート会議で気を付けるべきポイント
通常の対面で行う会議にもマナーや気をつけるべきポイントがあるように、
リモート会議にもマナーや気をつけるべきポイントがあります。
決して難しいお作法やマナーではないので、必ず実践していきましょう。
カメラの角度や距離を確認しておく
カメラを使用する場合には、カメラの映り具合は必ずチェックしておきましょう。
まずカメラとの距離ですが、遠すぎず近すぎない距離に配置することをオススメします。
カメラが遠すぎると、相手から表情が読みづらくなってしまいます。逆にカメラから近すぎても、良くありません。
50センチほど離せば、遠すぎず近すぎない距離になるでしょう。
またカメラの角度にも気をつける必要があります。カメラを下に設置すると、相手を見下す形で映ることになります。
こちらにその意図はなくとも、少し不快な思いをさせてしまいます。
上でも下でもなく、対面にくるようにカメラを配置しましょう。
普段の身だしなみに加えて、より自分の見栄えを調整しなければならないのがリモート会議の特徴です。
発言時以外はマイクをミュートにする
参加人数が多くなればなるほど、会話のタイミングが難しくなるのがリモート会議です。
そのため、発言者の会話を妨げないように発言時以外はマイクをミュートにすることをオススメします。
マイクの性能によっては、生活音やタイピングを拾ってしまうこともあります。
スムーズな会議進行のためにも、発言時以外はマイクをミュートにしましょう。
背景の映り込みをできるだけ少なくする
ネットがつながる環境であれば、場所を問わずに会議をできるのがリモート会議最大の特徴です。
当然、自宅にいながらリモート会議に出席するシチュエーションもあることでしょう。
その際自身の映り具合もさることながら、背景にも注意を払うことをオススメします。
自宅の場合、当然ながら私物に溢れていることでしょう。
その場合、ビジネスの場に相応しくない私物が映ってしまう可能性があるので必要に応じて移動を行いましょう。
また「Zoom」「Microsoft Teams」といったリモート会議ができるアプリには、背景を自由に設定できる機能が実装されています。
片づけるのが面倒や急な会議で片づけている暇がないといった場合には、背景設定機能を使用しましょう。
共有できる資料は共有する
対面での会議と同様にたたき台となる資料があると、円滑な会議進行が可能となります。
リモート会議のアプリには、画面共有という機能があります。
今自分の映している画面をそのまま会議の参加メンバーに閲覧してもらうことが可能になっています。
同じモノを見て、会議をした方が効率的に進むことは明白なので画面共有は積極的に活用していきましょう。
【少人数】リモート会議オススメツールアプリ
ここまではリモート会議で気をつけるべき点をご紹介しました。
この章ではオススメのリモート会議アプリをご紹介します。特に今回は少人数向けをテーマにご紹介します。
企業規模によっては、大人数が参加するような会議はないというところもあるでしょう。
また参加可能人数より、機能や使いやすさを重視したいとのニーズもあるはずです。
昨今はリモート会議アプリといえば、「Zoom」「Microsoft Teams」が有名ではありますが、
他にも優れたリモート会議アプリは存在しています。
今回は少人数向けのリモート会議アプリを4つご紹介します。
Facebook Messenger
FacebookってSNSツールではないの？と考えた方がほとんどだと思います。
ですが、Facebookでもビデオ通話が可能になっているため、リモート会議に使用することができます。
SNSが母体となっているため、多くのOSに対応している点も強みです。
画面共有も容易に行うことができるため、Facebookのアカウントをお持ちの方にはオススメのアプリです。
ゲストにはFacebookのアカウントが不要な点もオススメの理由のひとつです。
最大可能人数は50人になっています。
MeetNow
MeetNowはマイクロソフトが開発したSkypeをリモート会議に特化させたアプリです。
アカウント登録なし・アプリのインストール不要でリモート会議を行うことができ、
また専用URLを発行することで容易にゲスト参加を促すことができます。
発行される専用URLは毎回異なる値が生成されるため、誤って他ユーザが入室してくるといったセキュリティ事故が
起きにくいのも特徴です。画面共有ももちろん可能で、最大可能人数は50人になっています。
Whereby
ノルウェー企業が開発したアプリで、2019年に「appere.in」から現在の名称である「Whereby」に変わりました。
同時接続の可能人数は4人と、まさに少人数向けリモート会議アプリとなっています。
画面共有も容易に行うことができるのが特徴です。
会議は専用URLを発行することで、容易にゲスト参加を促すことができます。
ホスト以外はアプリのインストールやアカウント登録は不要となっています。
発行される専用URLは毎回同値が生成されるため、誤って他ユーザが入室してくるといった事故は起きやすいので要注意です。
とはいえ、システム的にはルームロックの機能があるので他ユーザの侵入は防げる仕組みとなっています。
使えるブラウザがGoogleChromeなど限定されているので、その点が玉に瑕となっています。
LINE
多くの日本人が利用しているであろうSNSがLINEです。
そのLINEもビデオ通話が可能となっているため、リモート会議で利用することができます。
Facebookと同様に多くのOSに対応している点が強みです。
また日常的にLINEに触れているため、操作感に馴れている点もオススメできる理由の一つです。
画面共有も容易に行えますが、他アプリのようにURLを発行→ルームで会議はできません。
そのため、会議と言うよりは集まってサクッと話すなどライトな使い方に向いていると言えます。
最大可能人数は200人となっていますが、5-6人前後までしか顔が表示されないので少人数向けと言えるでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回はリモート会議の注意点やオススメのアプリをご紹介しました。
改めて、振り返っていきます。
まず最初はリモート会議での注意点やマナーをご紹介しました。
カメラの映り方を気にするやマイクのミュートにするなど、リモート会議特有のマナーがあるので注意しましょう。
次にオススメのリモート会議ツールアプリをご紹介しました。
大人数向けではなく、少人数でサクッと使えることを観点にアプリをご紹介しました。
聞いたこともあるアプリもあれば、聞き慣れないアプリもあったことでしょう。
どのアプリも基本は無料で使用可能になっていますので、ぜひ試してみていただければと思います。
冒頭でもご紹介したとおり、今後ますますテレワーク化が進んで行くことと予想されます。
今回ご紹介した内容を少しでも役立てていただき、充実したテレワークライフを送っていただければと思います。