働き方改革によってテレワークやリモートワークなどの新しい働き方の機会が多くなってきています。
それらの働き方により、ウェブ会議やリモート会議などと呼ばれるオンライン会議を積極的に活用するようになりました。
しかし、オンライン会議は活用されてきてはいるがまだまだ不慣れな点が多いでしょう。
そこで今回は、Web会議（オンライン会議）中に気を付けること、マナーについて紹介をします。
これらを知っておくだけでも、オンライン会議の質もかなり良くなるはずです。
【オンライン会議で役立つアイスブレイク集 | ネタや話し方はこちら】
目次
オンライン環境やPC周りで気を付ける点
Web会議は、インターネットを通して会議を行うため、オンライン環境やPC環境に不具合などがあると、うまく会議ができないことがあります。
そのためWeb会議において重要な役割です。
ここでは、Web会議で失敗しないためのオンライン環境やPC周りで気を付ける点を説明します。
周囲に音漏れしないようイヤホンをする
Web会議は、周囲の環境や通信速度によっては、相手や自分の声が聞きにくいことがあります。
そのような時には、イヤホンやヘッドホンを使用することで、声が聞き取りやすくなります。
また、イヤホンをつけることで周囲に音漏れを防ぐことができ、ハウリングが起こらないなどの利点があります。
イヤホンやヘッドホンを使う場合は、マイク付きを選びましょう。相手にも声が伝わりやすくなるので試してみてください。
声がはっきりと聞こえやすいマイクを使用
PCやスマホの内蔵マイクは、集音機能が優れていない場合があります。
大事な会議や商談がある場合には、声が聞き取りにくくスムーズに進まないといった事にはならないように、内蔵マイクではなく外部マイクを使用しましょう。
高性能な外部マイクまではいかなくても、ある程度声がクリアなマイクを選ぶ事をおすすめします。
背景は余計なものがないようにする
背景に余計なものがあると、会議の参加者の中には気が散ることがあります。そのため、背景は壁や窓にすることで、できるだけ他の参加者が気にならないような背景にしましょう。
どうしても背景に余計なものが映り込む場合は、バーチャル背景を設定するのも方法のひとつです。
また、オンライン名刺情報が記載されたQRコード付きのバーチャル背景にするのもWeb会議で大きなメリットがあります。
オンライン会議ではまだ浸透してない珍しさでアイスブレイクのきっかけにもなり、その上名刺交換もできるといった点が大きな特徴です。
QRコード付きのバーチャル背景を検討の方は、オンライン名刺交換アプリ『ビジカ』がオススメです。以下のようなQRコード付き壁紙画像を自動生成してくれます。
会議に適した服装にする
気の知れた仲間や小規模なチーム内での会議であれば、ラフな格好で会議に参加することは構わないかもしれません。
一方で、社外での取引先の会議においては、それなりの服装や身なりすべきです。
男性であれば、襟付きのシャツやジャケットを着るなどをし、髭や髪型なども整えましょう。女性であれば、程度の化粧に派手にならない服装が好ましいです。
会話で気を付ける点やマナー
Web会議中を行うにあたり、Web会議を成り立たせることが重要です。Web会議を成り立たせるための会議中での会話や動作などで気を付ける点とマナーについて説明します。
発言者以外はミュート
通常の会議では、複数人で行う会議の場合、話す人がいたとすると他の人はあいづちや静かに聞くでしょう。
しかし、Web会議においても同じようになると考えがちですが、発言者以外にもマイクが入っている場合、意外と音声が入るといったことがあります。
そのため、発言者以外の参加者は発言をしない時はミュートにすることが重要です。
発言者の声が聞き取り難かったり、議事録のために録画していたがノイズが入っていたなどの問題になりかねることがあるので、意識してミュートを心がけましょう。
カメラを見て話す
Web会議中は、会話をするだけなく、メモを取ったり、ブラウザで調べ物や画面共有など、かなり忙しい状況が続きます。
そのため、下を向いたりパソコンの画面を見てしまいがちになるので、相手の顔をみてコミュニケーションをとるためには、常にではなくともカメラを意識しましょう。
聞き取れない場合は聞き直す
通信速度や周辺の環境によっては、発言者の声が聞き取れないことがあります。重要な会議でなくても、聞き取れなかった発言をうやむやにするのではなく、遠慮なく聞き直しましょう。
Web会議前にもしっかりと準備
ここまでWeb会議中でのマナーや気を付ける点を説明しましたが、ここではWeb会議前に準備すべきことなどを説明します。
安定した通信速度なのかをチェック
Web会議では、通信速度が不安定であると会議に大きな支障が生じることもあります。それらの問題を防ぐために、現在の位置での通信速度は安定しているのか、速度は遅くないのかなどをチェックしましょう。
どの部屋、どの位置、どの時間帯なら通信速度が安定し、早いかをあらかじめ調べておくことをおすすめします。
カメラとマイクに不具合がないか
会議前まで通常通りにパソコンが動いていたが、いざ会議を始めるとカメラが作動せず画面が真っ暗、マイクに声が乗らないなどといった不具合が生じる可能性があります。
また、カメラの位置やマイクの音量なども調整して、相手からみて違和感のないかを準備段階で済ませましょう。
Web会議前の準備は、会議直前にするのではなく十分な余裕を持って行うことが大切です。
まとめ
オンライン会議は、通常の対面して行う会議と比べて、相手の表情や会話そのものがうまく伝わらないといったことがあります。
通常の会議と比べて、気を付ける点やマナー、会議前の準備といったオンライン会議独自の様々なステップが必要です。
今回説明した気をつける点やマナーを意識して、Web会議の成功と実りある会議にしてください。