大人数のリモート会議では効率的に会議が進まないケースも多いため、じつはリモート会議は中人数での実施がおすすめです。リモート会議は中人数の方が、参加者全員が意見でき、色々なアイデアや提案が生まれるでしょう。

本記事では、リモート会議は中人数が最適な2つの具体的な理由や適したツールを選ぶ6つのポイントをご紹介します。そして、選ぶポイントを踏まえた上でおすすめのリモート会議 中人数用のツールアプリ3選を見ていきましょう。

リモート会議は中人数が最適な2つの理由

大人数の会議室を見て、自分の参加意義に疑問を感じた経験はないでしょうか?

また人数が多すぎると、意見を述べにくいと感じる方は多いでしょう。

リモート会議を円滑に進めるには、参加人数は4〜6人程度が最適で、多くても10人程度までと言われています。

リモート会議を中人数で行うと、参加者全員が発言しやすく、色々なアイデアや提案が生まれやすくなるからです。

ここでは、リモート会議を中人数で開催するメリットを確認しましょう。

①参加者全員が発言しやすい

人数が多すぎると、実際に発言をするのはごく一握りの限られた人だけという場合が多いのではないでしょうか?

大勢の中で小さなコミュニティができると、なかなか外から意見は言えないでしょう。

さらに大多数の参加者に発言の機会がない為、緊張感や考える意識が低下して、結果的に効率の悪い会議となりがちです。

反対にリモート会議を中人数で実施すると、満遍なく参加者全員が発言しやすいでしょう。

ホスト側も参加者全員を認識できますし、参加者に「参加している実感」が芽生えます。

よって参加者も積極的に考えて、実際的に会議に「参加」するので、得られる結果の大きな会議となりやすいです。

②様々なアイデアや提案が生まれやすい

参加人数が少なすぎると、異なる視点から生まれる意見や提案が出ないままで、話がまとまりがちです。

リモート会議を中人数で開催すると、参加者全員があらゆる視点で発言をするでしょう。

他の参加者の意見を聞いて、別の参加者から斬新なアイデアや提案も生まれる可能性が高くなります。

色々な角度から討論できるので、様々なアイデアや提案が生まれやすい点は、リモート会議を中人数で行う大きなメリットです。

リモート会議 中人数編に適したツールアプリを選ぶ6つのポイント

リモート会議を行うアプリを選ぶ際は、機能性と料金・使いやすさ・セキュリティは必ず念頭に入れましょう。

ここでは、具体的なリモート会議のツールアプリの選び方を、6つのポイントから解説します。

①アカウント登録

参加者にとって、わざわざアカウント登録をするのは面倒な作業です。

しかも、あまり耳にしたことのない企業への登録であれば、セキュリティ面でも不安になるでしょう。

②会議ごとのURLの発行

会議ごとにURLが発行されるリモート会議のツールは便利です。

参加者に発行されたURLを送るだけで、会議の告知ができます。

またアプリによっては、アクセスする際に必要な会議室の番号やコードなどを、メール等で参加者に知らせるだけで告知完了です。

カレンダーと連携できるアプリの場合は、カレンダーを通じた会議の告知もできます。

主催者にとっても参加者にとっても、便利で手軽な機能と言えるのではないでしょうか?

③バーチャル背景

セキュリティ面などの理由で、実際の背景を写したくない参加者は多いでしょう。

そのため、バーチャル背景を設定できるかは大切なツールアプリ選びのポイントです。

④セキュリティ対策

実施したリモート会議がハッキングされたり、ウイルスに感染しないために、セキュリティ対策は万全にしましょう。

リモート会議へのアクセス制限を出来たり、通信を暗号化しているツールアプリがおすすめです。

⑤画面や資料の共有・コメント入力

通常、会議は資料や図面を見ながら進行するのではないでしょうか?

そのため、リモート会議でも画面や資料・ファイルの共有機能が不可欠です。

双方の画面やエクセル・パワーポイント・画像などのファイルを共有することで、互いの理解が迅速に深まります。

加えて資料に参加者がコメントできるコメント入力機能があれば、なお良いでしょう。

⑥他のツール・アプリとの連携

効率的な仕事の実現を図るなら、自社に必要であろう他のツールとの連携も確認しましょう。

たとえばカレンダーと連携できれば、リモート会議のツールアプリで開催日時を入力すると、自動的にカレンダーでも予定が共有されます。

加えてカレンダーにリマインダー機能があれば、参加者がリモート会議の予定を忘れる心配もありません。

リモート会議におすすめのツールアプリ[中人数編]3選

リモート会議といえばZoomが有名ですが、他にもおすすめのツールアプリがあります。

ここでは機能性と費用・使いやすさ・セキュリティを考慮して、リモート会議 中人数用におすすめのツールアプリ3選を見ていきましょう。

①Zoom

Zoomのスクリーンショット

Zoomの利用には、主催者はサインアップとログインが必要です。

しかし参加者はサインアップ不要で、生成されたURLから会議に参加できます。

バーチャル背景や画面・資料の共有、コメントの入力などが可能です。

ただ無料版では接続時間が40分と短く、また固定URLを使い回すためにセキュリティレベルが落ちる点が大きな欠点でしょう。

出典:Zoom

②Google Meet

GoogleMeetのスクリーンショット

Googleアカウントを会社で作成していると、カレンダーに会議の予定を入れるだけでURLが自動生成されます。

参加者はURLのリンクからアクセスすれば会議に参加できるので、とても手軽です。

さらにインターネット技術特別調査委員会(IETF)のセキュリティ標準に準拠したセキュリティで、全てのデータを暗号化して送付します。

ただし、1回あたり1時間までしか会議ができません。

出典:Google Meet

③Microsoft Teams

mircosoftteamsスクリーンショット

データ損失防止や情報バリア、アイテム保持ポリシー、電子情報開示、法的ホールドなど高いセキュリティ機能を備える点が、Microsoft Teamsの大きな魅力です。

ワードやエクセルとの連携も可能で、共同編集もできます。

Microsoft Teamsの利用には、主催者だけでなく参加者もサインアップが必要です。

また無料版では、会議の録画は不可である点にご留意ください。

出典:Microsoft Teams

まとめ:リモート会議を中人数で実施する際は、ニーズに合ったツールアプリを選ぼう!

リモート会議が中人数での開催が最適な2つの理由とツールアプリを選ぶ6つのポイント、3点のおすすめアプリをご紹介しました。

リモート会議のツールとして有名なZoomは優れていますが、自社のニーズに応じたツールアプリを選びましょう。

ただセキュリティ面は、絶対に重視してお選びになることをおすすめします。