「リモートワークを検討するように指示されたけど、どうやって導入したらいいのかわからない」
「そもそも本当にリモートワークを導入しておいたほうがいいの？」
「リモートワークにも課題があるんじゃない？効率とか生産性は上がるの？」
こんなお悩みをおもちではありませんか？
実は、ここでご紹介するツールを導入すれば、そのようなお悩みを解決することができます。
なぜなら、実際にリモートワークを導入した企業では、業務効率化や従業員の満足度が上がったからです。
この記事では、リモートワークを導入するのにおすすめのツールを厳選してご紹介します。
記事を読み終えていただければ、今後ツール選びで迷うことはありません。そして導入後は、生産性が上がるとともに、経営者や従業員もともに満足のいく結果につながるでしょう。
リモートワークとは
リモートワークとは、会社に出社せずに、仕事をすることをいいます。リモートとは遠隔を意味するので、自宅以外のカフェや公共施設などで仕事をすることもリモートワークに含まれます。インターネットを利用して、Web会議やチャットなどを駆使することで、社内にいるように仕事をすることができます。
リモートワークの3つのメリット
リモートワークには以下の3つのメリットがあります。
・業務の生産性が向上する
・ワーク・ライフ・バランスが向上する
・非常時の事業継続性確保できる
以下、それぞれ解説します。
業務の生産性が向上する
リモートワークを導入することで業務の生産性が上がります。
自分の業務に集中して取り組むことができるからです。
たとえば、「さて10時までにこれを終わらせて、12時までにこれをやって・・・」と計画を立てていても、電話がかかってきたり、来客があったりして中断せざるを得ないときがあります。また上司や同僚から仕事や雑談を話しかけられたりして、計画通り終わらせることができず、残業になることも。
リモートワークではこれらがほぼなくなるので、生産性向上につながります。また業務効率が上がれば人件費などのコストの削減にもなります。
ワーク・ライフ・バランスが向上する
リモートワークによって、ワーク・ライフ・バランスが向上します。
なぜなら、通勤時間が無くなるからです。
たとえば睡眠時間、自己啓発の時間の確保、家事・育児・介護の時間を確保しやすくなります。
さらに、働きやすい環境を整備することで、結婚・出産後も仕事を継続することを希望する女性が増えているため、優秀な人材を確保しやすくなります。また育児や介護による離職を防ぐことができます。
非常時の事業継続性を確保できる
リモートワークによって、非常事態においても事業を継続することができます。
交通機関が止まってしまっても在宅勤務できるからです。
新型コロナウイルスや自然災害などのような非常事態であっても、IT企業や外資系企業など普段から在宅勤務をしていたところは、事業継続できていました。
このように、事業継続性の観点からいうと、リモートワークは非常事態に対するリスクヘッジになるといえます。
リモートワークの3つのデメリット
リモートワークには以下の3つのデメリットがあります。
・コミュニケーションが取りにくくなる
・情報漏洩のリスクが高まる
・勤怠管理が難しくなる
以下、それぞれ解説します。
コミュニケーションが取りにくくなる
リモートワークによって、従業員同士での適切なコミュニケーションが取りにくくなります。
なぜなら、直接顔を合わせないからです。
実際、業務に必要なスキルや情報の共有がされなかったり、遅れてしまったりすることがあります。また、会って話をしないため不安を感じたり、「寂しい」と感じたりする人も少なくありません。
情報漏洩のリスクが高まる
リモートワークでは情報セキュリティのリスクが高まります。
オフィス外部からアクセスするためオフィス内よりもサイバー攻撃を受けやすいからです。
実際に、新型コロナウイルス対策で有名になったZoomなどのサービスが、サイバー攻撃を受けた例があります。
勤怠管理が難しくなる
リモートワークは、勤怠管理が難しくなるというデメリットもあります。
会社に集まって同じ場所で仕事をしているわけではないので、実際の労働時間を把握しづらいからです。
そのため、意図せずして長時間労働につながるおそれもあります。働く人たちはプライベートの時間と勤務時間を区別する自己管理が必要です。
リモートワークで導入すべきおすすめのツール10選
リモートワークで導入すべきおすすめのツールをご紹介します。リモートワークのメリットを強化し、デメリットを軽減できるツールを5つのカテゴリー別に厳選してご紹介していきます。
Web会議システム
Zoom
Zoomをおすすめする理由は、無料でも最大40分、最大100人まで参加して会議できるからです。また通信が安定している点もイチオシです。
実際に、新型コロナウイルス対策として急遽使用した人も大変多く、使用した感想もとても良いものばかりでした。
なお、会議を招集するホストのみアカウントが必要になります。ゲストならアプリのダウンロードするだけで参加できます。
Skype
Skypeをおすすめする理由は、世界中に多くのユーザーがいる点です。アカウントをもっていない人ともURLを共有することで通話ができます。
法人向けでは、Office 365とも連携してTeamsの一貫として利用できます。カレンダーとの連携、会議メモ、会議の録画などもできます。
チャットツール
Chatwork
Chatworkをおすすめする理由は、エンジニアでなくても画面がわかりやすいです。
日本の会社が作っているので、国内でのユーザーが豊富でエンジニア以外も多く利用しています。
チャットの会話中に発生したタスク（ToDo）を管理できる機能がある点に特徴があります。無料版は広告が表示されるだけです。【Chatwork(チャットワーク)の意外と知られていない便利機能・小技集はこちら】
Slack
Slackをおすすめする理由は、チャットツールとして世界的に有名で、外部との連携できるアプリがそろっていたり、プログラミング言語を見やすく共有できたりするからです。
こうした理由から、slackユーザーはエンジニアの割合が比較的多く感じます。
オンラインストレージ
Dropbox
全世界で5億人が使用している世界的なオンラインストレージサービスです。これだけ多くの人が使用しているのは、初めての人でも使いやすいからです。大容量のファイルでも共有することができ、共有の細かな設定もできる点が優れています。ただし無料だと2GBまでしか使用できない点に注意が必要です。
Google Drive
無料でも15GBまで使用できるため、大容量のファイル共有も無料でできてしまいます。またGoogleが提供しているため、ファイル検索も容易にできるので、どこにファイルを保存したかわからなくなっても大丈夫です。
勤怠管理ツール
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、9,000社以上もの利用実績があるクラウドシステムです。その理由は、近年増加している変形労働、フレックス、裁量労働などの多様な勤務形態にも対応しており、その他、細かい設定も可能だからです。会社や組織ごとに合った運用ができるので幅広く支持されています。
KING OF TIME（キングオブタイム）
KING OF TIME（キングオブタイム）は、パスワードだけでなく生体認証まで使って、打刻できる勤怠管理ツールです。リモートワークだけでなく、営業職が直行・直帰する場合にも使えます。
セキュリティツール
ノートン
ノートンは世界売上シェアNo.1のセキュリティソフトです。ウイルス対策だけでなく、不正侵入監視、機密情報保護といった機能もあるので、リモートワークでフリーWi-Fiを使わざるを得ないときでも安心して使うことができます。またパソコンが重くなる心配もあるかもしれませんが、第三者機関のテストで11年連続軽さNo.1もとっており、動作の軽さも魅力です。
マイセキュア
マイセキュアはNTTグループが行うクラウドサービスで、2018年のアンチウイルス製品テストで総合1位を獲得しました。端末にインストールするのではないため、負担がかからず超高速でスキャンすることが可能です。また、低価格で利用できるのも魅力で、月額250円から利用できます。
まとめ
ここまでの内容をまとめます。
・リモートワークはインターネットを利用して遠隔で仕事をすること
・リモートワークのメリット：①生産性の向上、②ワーク・ライフ・バランスの向上、③非常時にも事業継続可能
・デメリット：①コミュニケーションが取りにくい、②情報漏えいのリスク、③勤怠管理が難しい
・おすすめツール：①Web会議システム、②チャットツール、③オンラインストレージ、④勤怠管理ツール、⑤セキュリティツールの5つのカテゴリーごとに紹介
業務の生産性が上がることで、会社の売上が上がり経営者が喜ぶだけでなく、ワーク・ライフ・バランスの向上による従業員の満足度も上がることがわかっています。働きやすい職場であれば優秀な人材も集まってくるでしょう。
リモートワークのデメリットも記事で紹介した各ツールを駆使して乗り越えることは十分に可能です。
ぜひ、興味をもったサービスから導入してみてはいかがでしょうか？