新型コロナウイルスの影響でテレワークの必要性が叫ばれ早1年が経とうとしています。
その中でコミュニケーションツールとしてChatwork,Slack,Microsoft Teams等様々なツールが使用されていますが、その中でも日系チャットツールとしてChatworkが日本では商用利用されているパターンが多いようです。

Chatworkとは?

Chatworkは、Chatwork株式会社が運営するチャットツールです。

270,000社以上の企業に現在導入されており、ファイル送信やチャット等のテレワークに必要な機能を兼ね備えています。

これまで仕事でコミュニケーションを取るとすれば主にメールが使用されていました。

今まで同僚と同じ部屋で仕事していた場合はちょっとしたことは口頭で伝えれば問題なかったですが、テレワークが一般化した現代では、同僚と同じ場所で働いているとは限らず、ちょっとしたことでもインターネット技術を用いてコミュニケーションをとる必要が出てきました。メールを使っていては誤送信のリスクもあるし、たまに迷惑メールに入ってしまったり不都合もある。リアルタイムに話もできません。そこでチャットツールの導入を多くの会社が始めたわけです。

特にChatworkでは、単なるチャット機能だけではなく、ビジネスで使用する画像ファイルやPDF,Wordファイル等ほとんどのデータをアップロードすることができ、保存しておくことができるのでクラウドストレージ代わりにも利用できます。

Chatworkの意外と知られていない便利な機能や小技集

Chatworkは仕事をする上で便利な機能がいろいろあるのですが、見ていると使いこなせない方が多いように見受けられます。

ここでは、Chatworkを使用する上で便利だけどあまり利用されていない機能や小技等をご紹介します。

既読を未読に戻せる

地味に便利な小技です。Chatworkでは一旦読んだ文章を既読に戻す機能があります。
文章の末尾に三つの小さな丸が並んでいるところをクリックすると「未読:Unread」ボタンがあります。これを押すと未読にできます。

chatwork unread

本機能は一旦読んだけど、もう一度読みたい時とか、忘れたくないときなどに使用すると便利です。

「概要:Description」欄で基本ルールを共有する

Chatworkは外部ライターや外部コーダー等の外注業者を管理するのに便利な機能があります。Chatworkを開いてトップ画面右側にある「概要:Description」欄です。

ここではチャット事に共有事項を設定できます。通常のチャットとは違い、「概要:Description」欄は常に固定されているので、ここに請求書のフォーマットや、スケジュール帳、ルール表等を外注業者の方と共有しておきたいことをGoogleドライブ・Dropboxなどのリンク先にまとめてリンクを貼っておけば業者の方も混乱なくスムーズに作業ができるようになります。

「マイチャット:My Chat」を利用する。

Chatworkには、自分用のチャットルームである「マイチャット:My Chat」が用意されています。

主に備忘録として利用しますが、タスクを追加してスケジュールやTo Do Listを作ると便利です。

タスクの設定後、トップ画面上部にどれだけのタスクが追加されているのか明確にわかります。

ドラッグでお手軽引用

これも意外に知られていないのですが、PCでメッセージをドラッグで範囲指定するとメッセージに引用:Quote in messageというボタンがポップアップされます。これを選ぶと簡単に引用ができます。

もし、右のタスクに引用:quote in taskを指定すると簡単にタスクに追加ができますのでこちらも是非お試しください。

仕事に集中できる!ミュートの設定方法

Chatworkは気軽にコミュニケーションが取れることから会社によってはついつい長話が続いてしまうものです。自分には関係のないような話だとできれば通知を消して仕事に集中したいですよね。

そういう時はミュート設定を行い、返信、TOやタスク等自分とは関係のないメッセージを通知されないようにしましょう。

やり方は簡単で、チャット画面の右上に歯車があるので、それをクリックして「グループチャットの設定:Group Chat Setting」を選びます。

後は、「グループチャットをミュート」を押せば、設定完了です。

まとめ

今回の記事ではChatworkの意外に知られていない機能や、小技についてまとめましたがいかがでしたでしょうか。使ってみると意外に便利なのが分かるかと思います。未だにチャット機能しか使えない方もいるので、是非これを機会に周りの方に差をつけてみてはいかがでしょうか。

Slackの小技・知られていない機能についてはこちら