日本独特のビジネス慣習として欠かせない必須アイテムが「名刺」です。それがコロナ禍での「新しい生活様式」への対応により、「オンライン名刺」という形で生まれ変わろうとしています。こちらの記事では、その特徴、具体的な交換方法、メリット・デメリットや今後について解説していきます。

「オンライン名刺」とは？

「オンライン名刺」とは、「紙」の代わりに「デジタル情報（URL）」を交換することで名刺情報を表示・管理するサービスです。

この「URL」とはインターネット上の情報ページの場所ですが、ここではビジネス的ないわゆる「プロフィール」ページへの場所を指します。

プロフィールページでは、一般的に紙の名刺に記載されるような、「所属企業名」、「役職名」、「氏名」や「連絡先情報」等が表示されます。つまり、実質的には「プロフィールページ」≒「オンライン名刺（の情報）」といえます。

「オンライン名刺」が登場した背景

「オンライン名刺」が登場した背景について確認していきましょう。

コロナ禍の影響によりテレワークが一般化してきました。それに伴い「Zoom」等のオンライン会議サービスのビジネス利用が急増しました。

その際に問題となったのが、従来の取引先等との会議前の慣習であった「名刺交換」ができなくなった点です。

つまり、これから会議を行う相手の「詳細な人物情報（いわゆる肩書等）」が不明なままで会議に臨むことになりました。「氏名」は会議冒頭の挨拶で知り得ても、肩書が分からりません。会議相手企業のキーパーソンや意思決定者（DMU）が曖昧なままで、契約合意等の会議のゴールを目指さなければなりません。

また受け取った紙の名刺をコピーして社内で共有するといった、従来の社内情報共有方法がオンライン会議では困難である、という問題もあります。

それらの問題解決のため、従来の「紙」の名刺の代替策として登場したのが「オンライン名刺」です。

「オンライン名刺」の特徴

「オンライン名刺」は、ビジネス向けのインターネットサービスとして、複数の企業から提供されています。例えば、「名刺管理ソフト」の大手であるSansan社の「Eight」やNTT系の「THE 名刺管理 Business」等です。

主な特徴としては、スマホやWeb等で全ての名刺情報をオンライン上でやり取りできるようになっています。名刺の交換に該当する行動は、プロフィールページの「URL」をお互いに送り合うという形式を取ります。

紙の名刺でやり取りする際にも、スマホで写真に撮りデジタル化してしまうといった、従来の名刺管理ソフトと連携する方式が一般的です。これらの名刺情報は、すべてクラウド上に置かれています。そのため自社で名刺データをバックアップしたりするシステム作業が不要となっています。

「オンライン名刺」の交換方法とは？

それでは「オンライン名刺」の具体的な交換方法について、ステップを追って解説していきます。なおSansan社の同サービスを利用した場合を参考例としています。

（1）予め名刺情報を記載した「プロフィール」ページを作成しておく

（2）「プロフィール」ページへのURL情報を埋め込んだ「QRコード」を作成する

（3）オンライン会議等で、そのQRコードを提示して相手のスマホで読み取ってもらう

（4）読み取ったURLのプロフィールページにアクセスする

（5）「プロフィール」ページ、すなわち「オンライン名刺」が表示される

プロフィールページやQRコードの作成支援が、オンライン名刺サービスとして提供される部分です。なお名刺交換する際には、交換する者同士でこのステップを踏む必要があります。

参考：オンライン名刺 | Sansan

「オンライン名刺」のメリット・デメリットとは？

実際に「オンライン名刺」を利用し始めた場合に、どのようなメリット・デメリットがあるのか確認してみましょう。

メリット

・オンライン会議でも相手の肩書等のプロフィールが確認できます

・年間30億枚の名刺が配布されている言われていますが、これら紙資源の節約につながります

・名刺情報がデジタル化されて、顧客情報管理や社内共有がしやすくなります

デメリット

・各社サービスで名刺データ形式等が標準化されていないため、後でサービスの乗り換え困難です

・クラウド上に保存されている名刺情報は個人情報に当たりますが、インターネット上への情報漏えい等のセキュリティ面でのリスクがあります

・ビジネスマン個人を基準に考えると、転職や起業した際に「オンライン名刺」サービスの名刺管理画面等が閲覧や利用ができなくなるため、取引企業との「つきあい」が途切れてしまいます

「オンライン名刺」の利用料は？

各社のサービス内容が大きく異なるため、料金体系の単純な比較ができません。企業としては、導入検討時にコスト比較が必要となるため、サービス選択作業は困難であると言えます。

提供されている人気の「オンライン名刺」サービスとしては、

「Eight（Sansan）」、「Knowledge Suite」、「連絡とれるくん」等があります。

 

「Sansan」は担当営業窓口への見積が必要です。顧客企業の規模や業種によって見積が変動するものと考えられます。

参考：Eight – 名刺でつながる、ビジネスのためのSNS

 

ちなみに「Sansan」は社名であると同時に「法人向けクラウド名刺管理サービス」の名称でもあり、｢Eight｣はアプリによるオンライン名刺サービス名という位置付けです。Sansan社では、当然の流れとして両者のサービス連携を強化しています。

参考：SansanとEightの間でオンライン名刺交換がスムーズに

 

「Knowledge Suite」は、ナレッジスイート社が提供する統合ビジネスソリューションの一部の機能として提供されています。そのため「オンライン名刺」のみの利用料ではない点が注意です。

参考：脳力をフル活用できる世界へ。 ナレッジスイート株式会社

 

「連絡とれるくん」は、NTTコミュニケーションズ社が提供するサービスで、１ID辺り初期費用3,000円、月額300円（税込330円）となっています。NTTグループの強みで電話との連携機能が強みとなっています。

参考：連絡とれるくん

今後の「オンライン名刺」は？

政府が後押しする「デジタル化」の流れで、「紙」の名刺が次第に「オンライン」へと移行する可能性は高いと言えます。

一方で、各社がバラバラにサービスを展開し、名刺データの標準化等の業界全体での取組が進まないと、今後の「オンライン名刺」の普及の足枷になる可能性もあります。

しかし、企業の姿勢として「デジタル化」や「DX（デジタルトランスフォーメーション）」に積極的に取り組んでいることのアピールにもつながるので、「オンライン名刺」サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか？