あなたは「オンライン名刺交換」という言葉を聞かれたことはあるでしょうか？コロナ禍の中で中々直接会っての商談が出来ない。そんな時に用いられる、今話題の名刺交換方法です。今回はこの「オンライン名刺交換」について、アプリで出来る事も具体的に交えながらご説明していきます。

オンライン名刺交換とはどんなことをするのか？

オンライン名刺交換とは、実際には目の前にはいない相手と、名刺を交換する方法です。

オンライン名刺交換は、専用のアプリを用いて行います。例えば、会議用アプリなどを使って面識もない相手と商談を進める。そういった時に、相手のプロフィールなどが瞬時にわかる。これが、オンライン名刺交換の特徴です。会わなくても名刺交換が出来るのです。

オンラインで名刺交換をする方法

オンライン名刺交換をする方法は、大きく分けて2つの方法があります。以下にまとめてみました。

①バーチャルの背景にQRコードを埋め込む

オンライン名刺交換の方法1つ目は「バーチャルの背景にQRコードを埋め込む方法」です。

会議用アプリでは、バーチャルの背景の前に座って、相手と会話を進めていく場合があります。

オンライン名刺交換アプリの中には、この背景を利用してそこに名刺情報の入ったQRコードを設置できる物があるのです。商談参加者がそのQRコードをスマホで読み取ると、相手のプロフィールが分かります。

②名刺交換用アプリで送信する

オンライン名刺交換の方法2つ目は「名刺交換用アプリで送信する方法」です。

オンライン名刺交換アプリには、相手のアプリに自分の名刺情報を直接送り込むアプリもあります。

チャットの様に気軽に送信できるので、実際に会っていなくても相手のプロフィールを知ることが出来るものです。ただしこの場合には欠点があり、双方が同じアプリをインストールしていなければいけません。

新生活様式に適応したオンライン商談の流れ

オンライン商談は、基本的に以下の様な流れでおこわなれます。一例を挙げてみました。

①メール、電話などでアポイント

オンライン商談を行いたい相手と、まずはメールや電話などで商談の日取り、時間、通信方法などを具体的に決めてアポイントを取る。これは、通常の商談と同じです。

②オンライン会議アプリなどで名刺交換

実際にオンライン商談を始める前に、オンライン名刺交換アプリを使って、名刺の交換をしましょう。

前述したように、オンライン会議アプリで背景に表示させることも出来ますし、事前に打ち合わせて同じアプリをインストールしておけば、アプリ内での交換も出来ます。

こうして、名刺交換をしておくことで、「あれ？この人はどんな肩書の方だったかな？」などと、会議中にも確認をすることが出来、商談をスムーズに進めることが出来ます。

③オンライン会議アプリなどで商談

最後に、実際のオンライン会議アプリを使って、商談を開始します。商談中にも相手のオンライン名刺を確認することで、自然な流れのまま商談を進めることが出来るでしょう。

オンライン名刺交換を行うメリットデメリット

オンライン名刺交換を行うメリットやデメリットは、どんな事が挙げられるでしょうか？簡単にまとめてみました。

メリット

メリットは以下の通りです。

・相手と接触することなく名刺の交換が出来る

・相手の正確な情報を得ることが出来る

・紙での印刷の無駄がない

・共有した情報をデータにして管理することが出来る

以上がメリットになります。まずリモートワークの様に、実際に会えない人とでも全くの非接触で名刺交換を出来る事は、大きなメリットになります。

また、紙の名刺よりも正確で多い情報が得られることもあります。さらに、紙の名刺を印刷すれば印刷コストがかかりますが、オンライン名刺交換であれば、そのコストを削減できるでしょう。

あるいは、名刺交換により共有した相手の情報をデータ化して、一括管理することも可能です。様々なメリットがあるのが、オンライン名刺交換なのです。

デメリット

デメリットは以下の通りです。

・実際に会った人ではないので、体感的な相手の「感じ」が掴みにくい

・インターネット環境が無ければ名刺交換が出来ない

・アプリを通じての交換の場合、同じアプリをインストールしておく必要がある

こういったことが、デメリットに挙げられます。オンライン上で全てを完結させるので、体感的に相手のことを感じ取ることは出来ません。

また、インターネット環境が無ければ、名刺交換が出来ないのもデメリットでしょう。前述したように、同じアプリをインストールしていなければならない場合もあります。

オンライン名刺交換アプリで出来る機能

オンライン名刺交換アプリでは、具体的にどのような機能があってどのようなことが出来るのでしょう？

①非接触での名刺交換

オンライン名刺交換アプリの最大の特徴は「非接触で名刺交換が出来る事」です。

今後もテレワークのような働き方は加速していくと思われるので、非接触というのはひとつ大きなポイントと言えるでしょう。

②社内で人脈共有が出来る

オンライン名刺交換アプリを使っていれば、社内ネットワーク全体で、先方の担当者の情報を共有できます。

今までは口頭で管理していたあやふやなデータが、社内ネットワークに一元化され、誰もが同じ情報を共有できるようになります。担当者が急遽変わっても、臨機応変な対応がしやすいでしょう。

③オンライン名刺を基に商談が出来る

オンライン名刺交換アプリを使ってデータを集めておくと、商談相手のリストアップをすることが容易に出来ます。

今までの紙の名刺での場合だと、わざわざ名刺を広げてその中から記憶を頼りにリストアップ。さらに電話をかけアポイントを取って、という作業を繰り返していかなければいけませんでした。

しかし、オンライン名刺交換アプリであれば、情報は社内サーバー内に共有されています。事前にピックアップをして分かるようにしておけば、その時間もギュッと短縮できるでしょう。

まとめ

というわけで、今回は今話題の「オンライン名刺交換アプリ」をご紹介してきました。

コロナ禍の今、新生活様式に変化し、世界中の仕組みが変わろうとしています。

そうした時に柔軟な対応が出来るよう、あなたを全力でサポートしてくれるのが、オンライン名刺交換アプリかも知れません。