新型コロナの流行により、緊急事態宣の発令などの影響もあって、昨今の働き方は、以前に比べて変化してきています。今までは、車や電車通勤で会社に行ってからの作業だったのが、オンライン会議や在宅勤務が増えてきて、紙の名刺を使う機会が減っていませんか？
オンライン会議でオンライン名刺を使うことになったけどやり方も分からないしどうしようかと考えている方も多いのではないでしょうか。ここでは、オンライン名刺の始め方について解説していくので是非最後まで読んでみて下さい。
目次
名刺の役割やオンライン名刺について
そもそも名刺の役割とは？
名刺の役割には、初対面の人との挨拶代わりや、自分のアピールポイントを伝えたり、名刺に載っている情報から相手の立場を知ったり、名刺1枚で色々な情報収集が出来ます。
テレワークや在宅勤務が広がる中で、実際に取引先と対面する機会が減ってきているビジネスパーソンが多いと思います。実際に対面して名刺交換を行う事で、相手の顔や声などの雰囲気の特徴や名刺に書かれている役職などを見たりしてセットで覚えていた方も多いですよね。
しかし、対面しての名刺交換が無くなったため、どの人がどの役職か分からなかったり、対面してない分相手の事がイマイチ分からずに関係構築が浅くなったりしてしまい、上手く次に繋げられずに困っていたりしていませんか。
オンライン名刺のメリット・デメリット
オンライン名刺とは、オンライン上に「名刺」を作りQRコードやURLから名刺の情報を表示します。
それにより、スマホなどを使い、オンライン上でペーパレスでの名刺交換を実現。
オンライン名刺による1番のメリットは、紙の名刺と違いコロナ禍の中でも衛生面を気にする必要が無くなる事ですよね。
なぜなら、お互いが触れた名刺を交換する必要が無いため、除菌やアルコール消毒を考えなくていいからです。
他にも名刺交換の細かいマナーを気にしなくて良かったり、印刷コストや保管場所スペースを省略可能。
オンライン名刺による1番に考えられるデメリットとは、電源(充電)がない所では使えない事で、データはオンラインのクラウド上にあり、紙の名刺と違い実物がないためです。
他には、形式が統一されていないので企業ごとに違いがあったりします。
名刺交換のやり方
オンライン名刺の名刺交換の方法は、オンライン名刺交換を搭載したアプリを使う方法が一般的です。
zoomなどのテレビ会議システムのバーチャル背景の中にQRコードを入れて相手に読み込んでもらいます。
名刺管理アプリで作成した名刺データをメールなどにURLとして貼り付けて送信する方法です。
同じ名刺交換アプリを使っている場合は、簡単でアプリ内の名刺交換機能を使い、Bluetoothなどで交換出来て、アプリ内で完結出来ます。
オンライン名刺交換する際の注意点
オンラインで名刺交換する時の注意点として、情報のメンテナンスがあります。
対面で名刺交換する際には、貰った際に名刺に目を通すので相手の情報(メールアドレスなど)が変更されている時に気付けますが、オンライン名刺だとその場で確認を怠るとメールアドレスの変更などに気付けない可能性があります。
また、オンライン名刺交換をすると個人情報をオンライン上でやり取りするため、個人情報が漏れないようにスマホやパソコン等には、パスワードを設定するなどしてセキュリティにも気を付けましょう。
あとは、せっかく貰った名刺データがバックアップされていなかったり、いつデータが消えてしまうか分からないので、バックアップをこまめに取っておきたいですね。
おすすめのオンライン名刺管理アプリ
ビジカ(ビジネスカードクラウド)
オンライン名刺交換のよくある困った事を解決してくれるアプリです。
相手がアプリをインストールしてなくても、QRコードから名刺画像を端末に保存出来ます。
会議名や日時で検索出来るため、いつ誰と交換したかすぐに分かります。
個人情報を守る為に、データや通信の暗号化を行いセキュリティ対策も万全を期しています。
リモートワーク支援により、今なら3ヶ月無料。無料期間終了後、月額700円で安全に名刺管理を行えます。
Eight 企業向けプレミアム
名刺を読み込むと、AIと人力によって正確にデータ化してくれるのが特徴です。
人力という事で、個人情報が漏れるのではと不安になるかもしれませんが1人ではなく複数の人が断片的に作業するので、個人情報が漏れる心配がありません。
社内の名刺を共有出来るため、同僚や上司との名刺の共有や取引先の名刺を顧客リストとして簡単に管理出来て、年賀状等のイベント毎の作業を効率化出来ます。
利用料金は、月額10,000円＋ユーザー1人につき400円です。
Sansan
名刺管理サービスシェア83%と高く中小企業から大手企業に至るまで様々な企業に導入されています。
Sansanのユーザー同士なら、URLを共有するだけで名刺交換が簡単に出来ます。
名刺交換した人の人事異動ニュースや企業の最新ニュースを知る事が出来るため、戦略を練りやすいのが特徴です。
Eightと同じ、Sansan株式会社のサービスで連携機能が強化されたおかげで、シンプルな操作でオンライン名刺の交換が出来るだけでなく、それぞれのデータベースに登録されます。
ホットプロファイル
名刺管理だけでなく、顧客管理を考えて作られている名刺管理ツールで業種や職種を問わず1500社以上で導入されています。
会社のwebページに興味を持っている買う見込みの高いお客さんをお知らせしてくれますよ。
名刺以外の管理している顧客情報も、インポート出来るため顧客情報を1箇所に集約する事により管理が簡単に楽に出来ます。
URLやQRコードによりオンライン名刺を簡単に出来ますよ。
利用料金は、1アカウント毎に月額3000円です。
(利用人数や名刺データ化量により変動あります。)
まとめ
オンライン名刺の始め方をお伝えしました。利用料金が各サービス毎に違いますが、あなたの利用したいサービスはありましたか？
コロナ禍という事もあり、これからますますオンライン名刺が流行ってくると思います。その波に乗り遅れないようにしましょう。オンライン名刺いつはじめるの？いまでしょ！